10 Tipps für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Journalisten

Es war immer schon so und es wird auch immer so bleiben: In der Pressearbeit läuft gar nichts ohne einen guten Kontakt zu Journalisten. Im Zeitalter von Internet, Social Media und digitaler Kommunikation ist die Mensch-zu-Mensch-Kommunikation immer noch Gold wert. Das bestätigen viele Studien.  In der Studie „Journalistische Recherche im Netz“, die der Verlag Rommerskirchen in Kooperation mit der Media School am Campus Köln der Hochschule Macromedia durchgeführt hat, nannten 80,8% der 2.329 befragten Journalisten das Telefongespräch als wichtigste Recherchequelle. Gleich dahinter rangierte mit 77,1% das persönliche Gespräch.

Damit es aber zu der erfolgreichen Zusammenarbeit mit einem Journalisten kommen kann, musst du einiges beachten und vorbereiten. Wir haben 10 Tipps für dich zusammengestellt, wie du dauerhaft einen erfolgreichen Kontakt zu den Journalisten aufbauen kannst:

1. Such dir den richtigen Ansprechpartner

Der allererste und wichtigste Schritt: Such dir den richtigen Ansprechpartner in der Redaktion. Hier hilft entweder händische Recherche oder der Einsatz von Redaktionsdatenbanken wie Zimpel oder Stamm. Wenn du selbst recherchierst, helfen die das Impressum bei Printmedien sowie die Kontaktseite bei Onlinemedien. Oft werden die Redakteurinnen und Redakteure mit Ressort vorgestellt. Ansonsten hilft anrufen und fragen. Lass dich aber nicht mit einer allgemeinen info@…. Adresse abspeisen. Als Antwort auf die Frage, weshalb du die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer benötigst, sagst du, dass du ein Thema absprechen möchtest.  

2. Keine Angst vor Anrufen

Immer hält sich hartnäckig das Gerücht, dass Redakteure unfreundliche Wesen sind, die Anrufer abwimmeln und ständig genervt sind. Letzteres stimmt zumindest dann, wenn ein Anrufer während der Heftproduktion oder kurz vor Redaktionsschluss stört. Während man die Heftproduktionsphase zumindest bei Fachmedien einfach herausfinden kann (in der Regel wenige Tage vor Erscheinen des Hefts), ist es bei Tagezeitungen eher abends schwierig. Was Stören bei der Arbeit angeht, so kann ein Anruf immer zur falschen Zeit stattfinden. Deshalb solltest du aber keine Angst davor haben. Denn Journalisten sind keine unfreundlichen Genossen, die ständig genervt und abweisend sind. Wenn du ein konkretes Anliegen hast, ein gutes Angebot machen kannst und auch Ahnung vom Thema hast, wird er dir zuhören. Jeder Journalist freut sich über einen guten Themenvorschlag. Und zu einem guten Kontakt zu Journalisten gehört auch das persönliche Gespräch.

3. Zeige dem Journalisten, dass du seine Arbeit ernst nimmst

Wie in Punkt 2 bereits erklärt, gibt es Zeiten, in denen ein Journalist lieber nicht gestört werden sollte. Da du diese Zeiten nicht kennen kannst, ist die einfache, kleine Frage zu Beginn deines Anrufs schon sehr nützlich und kann dir eine Menge Sympathiepunkte bringen: „Störe ich Sie, oder haben Sie ein paar Minuten Zeit?“

Wenn der Journalist seine Bereitschaft zeigt, mit dir zu sprechen, dann komm sofort auf den Punkt und schwafele nicht. Zeit ist für jeden Journalisten ein äußerst rares Gut, das du nicht verschwenden solltest. Anders herum solltest du dir Zeit nehmen, wenn der Journalist gerade mal Lust zum Plaudern hat. Eine solche Chance solltest du nutzen.

Ganz wichtig: Höre gut zu, mach dir Notizen. Welche Themen interessieren ihn/sie? Wann braucht er/sie eine Story? An was arbeitet er/sie? Welche Vorlieben hat er/sie? Du kannst aus einem Telefonat sehr viele wertvolle Informationen herausziehen.

Wenn der Journalist dir aber sagt, dass er gerade keine Zeit hat, frage ihn, wann es ihm besser passt. So hast du gleich einen Termin und einen Anknüpfungspunkt für deinen nächsten Anruf.

4. Bereite dich gründlich vor

Wenn du ein Thema anbietest, solltest du genau wissen, worüber du redest. Schreib dir die wichtigsten Punkte noch einmal stichwortartig auf: Worum genau geht es? Warum ist das Thema für die Leser des Mediums interessant?

Du solltest so tief im Thema drin sein, um auch fachliche Rückfragen beantworten zu können. Das stärkt deine Kompetenz.

Bei Fachmagazinen kannst du punkten, indem du bereits eine bestimmte Ausgabe vorschlägst, in die dein Thema besonders gut passt. Viele Redakteure wollen wissen, ob sie einen Beitrag exklusiv bekommen. Das solltest du erwähnen. Wenn der Artikel bereits in einem anderen Medium publiziert worden ist, solltest du ehrlich sein und dies sagen. Der Redakteur kann dann entscheiden, ob er den Beitrag veröffentlichen mag oder nicht. Das Verschweigen einer Veröffentlichung in einem Konkurrenzmedium kann böse Folgen haben für dich.

Ein guter Kontakt zu Journalisten beruht auf Vertrauen. Und das musst du dir erst verdienen.

5. Akzeptiere ein „Nein“

Pressearbeit ist ein bisschen wie Dating. Du suchst einen Partner für deinen Artikel. Genau wie beim Date solltest du aber akzeptieren, wenn dein Gegenüber „Nein“ sagt. Versuche nicht, ihn/sie umzustimmen. Bettel nicht und werde keinesfalls aufdringlich mit Worten.

Es ist jedoch legitim und sogar wichtig, nach dem Grund für das „Nein“ zu fragen. Hieraus kannst du lernen. Und es ist legitim, einen erneuten Vorschlag mit einem anderen Thema zu machen.

6. Bleibe authentisch, mach keine falschen Versprechungen und lüge nicht

Authentizität ist ein Begriff, der heute überall verwendet wird und besonders wichtig ist im Zeitalter der sozialen Medien. Auch beim Gespräch mit einem Journalisten gilt: Bleibe authentisch, versuche nicht, am Telefon jemand zu sein, der du nicht bist. Journalisten haben viel Erfahrung darin, Zwischentöne herauszuhören und Aufschneider zu entlarven.

Sei ehrlich, offen und du selbst. Eine Schwäche wird dir nicht zu Last gelegt. Wenn du eine Frage nicht beantworten kannst, dann sage es offen. Es ist besser, die Antwort nachzuliefern als Vermutungen anzustellen, falsches zu behaupten oder gar zu lügen.

Wichtig: Wenn du versprichst, eine Antwort nachzureichen, dann halte diese Zusage auch unbedingt und schnellstmöglich ein.

Apropos Versprechungen: Eigentlich sollte es eine Selbstverständlichkeit sein; Bleibe bei der Wahrheit und mache keine falsche Versprechungen, um einen Deal zu bekommen.

Versprich nicht, eine demnächst eine Anzeige zu schalten, wenn du das gar nicht vorhast.‘
Versprich nicht einen spannenden Artikel und sende einen reinen PR-Artikel mit einer Ansammlung hohler Marketingphrasen und ohne jeglichen Nutzen für die Leser.
Versprich nicht, eine Deadline einzuhalten, die du gar nicht einhalten kannst. Besonders an diesem Punkt machst du dir schnell Feinde.

7. Biete relevante Informationen, eine gute Storys und gutes Material

Du weißt, worauf es den Medien bei einer Veröffentlichung ankommt: auf Relevanz für die Leser. Das ist natürlich das wichtigste Kriterium und die Messlatte für dich. Wenn ein Journalist sich für dein Thema interessiert, hast du die Chance, ihm etwas Gutes zu tun.

Liefere ihm/ihr eine druckfertige Story mit einem gut geschriebenen Text, Bildern, Bildunterschriften, Quellenangaben und weiterführenden Links. Schau dir das Medium vorher an, wie Artikel oder Beiträge dort verfasst sind.

8. Fertige ein Kontaktprotokoll an

Nach dem Telefonat solltest du unbedingt ein Gesprächsprotokoll anfertigen. Zum einen verhindert es, dass du aus dem Telefonat folgende Aufgaben vergisst. Zum anderen ist es wichtig, dass du auch eine Woche, ein Monat oder ein Jahr später noch ermitteln kannst, mit wem du wann was vereinbart hast. Die wichtigsten Punkte hierbei sind:

• Datum
• Was hast du angeboten?
• konkrete Vereinbarung (z.B. Deadline, Umfang, Besonderheiten, u.a.)
• bei Ablehnung: was war der Grund?
• wichtige berufliche Zusatzinformationen (z.B. über weitere Ansprechpartner für deine Themen, die Organisationsstruktur des Mediums, Messeteilnahmen, u.a.)
• wichtige persönliche Zusatzinformationen (z.B. Geburtstag, Kinder, Hobbies, u.a.)
• welche To Dos ergeben sich für dich aus dem Telefonat
• wann sollte die nächste Kontaktaufnahme sein

Für solche Protokolle eignen sich Notiz-Programme wie Evernote, OneNote oder Apps sehr gut. Oder du schaffst dir direkte eine eigene Presse- und PR-Software an, mit der du Kontakte verwaltest.

9. Verabrede dich auf Messen

Telefonate sind gut, ein gutes persönliches Gespräch ist immer besser. Journalisten kommen nicht drumherum, zu wichtigen öffentlichen Veranstaltungen oder – bei Fachredakteuren – zu großen und wichtigen Messen zu gehen. Auch wenn du mit deinem Unternehmen kein Aussteller bei einer solchen Fachmesse bist, kannst du als Besucher Termine mit Journalisten machen. Die stehen zwar in dieser Zeit unter Dauerstress, sind aber froh, zwischendurch mal einen Kaffee zu trinken und einfach nur zu quatschen. Diese Chance solltest du zum persönlichen Kontakt nutzen. Es muss nicht unbedingt um Fachthemen gehen.

Tipp: Wenn du einen Presseausweis besitzt, bekommst du Zugang zum Pressebereich auf der Messe. Dort triffst du logischerweise auf viele Journalisten. Diese kommen zum Arbeiten dorthin, aber auch zum Ausruhen. Hier kannst du Kontakt aufnehmen. Aber bitte nicht bei der Arbeit stören. Schau, ob du jemanden kennst oder verabrede dich vorher mit der Person.

10. Vergiss nicht die sozialen Medien

Studien zeigen, dass Journalisten auch soziale Netzwerke, vor allem Facebook, für ihre Recherche nutzen. Auch XING und LinkedIn werden häufig besucht. Wenn du über Social Media mit Journalisten in Kontakt treten möchtest, solltest du durch Folgen / Abonnieren ihrer Profile / Seiten und Kommentieren auf dich aufmerksam machen. Aktiv Kontakt herstellen solltest du auch nur mit einem konkreten Thema. Eine Freundschaftsanfrage bei Facebook ist erstmal tabu.

Andersherum solltest du unbedingt einwilligen, wenn ein Journalist dir eine Kontaktanfrage zusendet. Er hat sich dann bereits die Mühe gemacht, nach dir zu suchen. Es wäre nicht besonders clever, ihn abzulehnen. Denn jetzt hast du gleich wieder einen neuen Anknüpfungspunkt für dein nächstes Telefonat. Einen besseren Weg für einen direkten Kontakt zu Journalisten kann man nicht haben.

Bild von Gerd Altmann auf Pixabay