Wie du mit Künstlicher Intelligenz deine PR optimieren kannst

Wer von Digitalisierung spricht, kommt zwangsläufig irgendwann zur künstlichen Intelligenz (KI). KI, wie wir sie heute verstehen, bildet bestimmte Entscheidungsstrukturen des Menschen in einem Computer nach, sodass er konkrete Anwendungsprobleme relativ eigenständig bearbeiten kann. Die Fähigkeit, deutlich komplexere Strukturen und deutlich höhere Datenmengen als der Mensch in kürzester Zeit zu verarbeiten und zu interpretieren, macht den Computer „intelligent“. Hinzu kommt die lernende Komponente, durch die solche System eigenständiges Handeln innerhalb bestimmter Parameter anwenden können.

KI in ganz unterschiedlichen Ausprägungen taucht in unserem Alltag auf: Wir nutzen sprachgesteuerte Systeme, die uns den Tageskalender, die Aufgaben und das Wetter mitteilen, wir nutzen Software, die uns mitteilt, dass wir früher zu einer Reise aufbrechen müssen, weil der Verkehr zu dicht ist und bald nutzen wir autonom fahrende Autos und LKW. In der Produktion entscheiden Maschinen schon längst selbstständig innerhalb bestimmter Parameter.

In der Kommunikation begegnen uns immer häufiger sog. Chatbots, die z. B. Gespräche mit Kunden führen (schriftlich oder sprachbasiert) oder Serviceaufträge bearbeiten. Auch dies gehört zum Spektrum der KI, weil diese Systeme selbstständig entscheiden, was als Nächstes zu tun ist und permanent dazu lernen.

Prozessoptimierung und Datenverarbeitung mit KI  

Auch in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (kurz oft als PR bezeichnet) wird heute bereits KI eingesetzt, um Standardprozesse zu optimieren und automatisieren bzw. große Mengen an Daten schneller zu analysieren und zu verarbeiten.

Hier sind einige Beispiele:

Intelligentes Clippingmonitoring

Heute gibt es Software (Cloud)-Systeme (sog. Crawler), die intelligent nach Veröffentlichungen in Medien und im Web suchen und diese auch gleich bewerten. Wird eine erhöhte Zahl an negativen Berichten entdeckt, so wird der Nutzer automatisch informiert und ggf. frühzeitig gegensteuern. Generell wird die KI-optimierte Medienbeobachtung effizienter und treffsicherer.

Intelligente Journalistendatenbank

Intelligenz innerhalb einer Journalistendatenbank sorgt dafür, dass dem Nutzer (Pressesprecher, PR-Manager, Agentur) automatisch Journalisten vorgeschlagen werden, die am wahrscheinlichsten am gewünschten Thema interessiert sind. Die Künstliche Intelligenz untersucht dazu sämtliche bisher vom Verfasser erstellten Artikel und schlägt passende Journalisten vor.

Automatisches KI-gestütztes Texten

Schon längere Zeit gibt es Bot-Systeme auf Basis Künstlicher Intelligenz, die genauso gut wie Menschen oder gar besser Texte verfassen. Diese Möglichkeit wird schon bei Eil- oder Kurzmeldungen, bei der Sportberichterstattung und im News-Ticker verwendet.

So setzt zum Beispiel die Associated Press (AP) die sogenannte Wordsmith-Plattform in der Unternehmensberichterstattung ein. Wordsmith ist so konfiguriert, dass es im Stil von AP schreibt und mithilfe von Vorlagen erstellt das Tool veröffentlichbare Berichte zur Ertragssituation von Unternehmen.

Ein ähnliches System ist „Natural Language Generation“, kurz NLG. NLG wertet Daten aus vielen verschiedenen Quellen, z. B. Produkt-Factsheets, BI-Daten oder Nachrichten und Wetterdaten aus und wandelt diese Daten direkt in schriftliche Inhalte um, ohne dass ein Redakteur benötigt wird. Damit der Text möglichst genau den Wünschen des Auftraggebers entspricht, wird die Software trainiert z. B. mit Informationen über die gewünschte Ausgabe, Bedeutung der Datenelemente, Phrasierung, Styling, Keywords, Übersetzungstipps etc.

Ein solcher Text wird in weniger als 200ms (Millisekunden) erstellt, also sozusagen in Echtzeit auf Knopfdruck. Insgesamt können mit der Software mehr als 150 Millionen Texte pro Tag erstellt werden.

Fazit

Künstliche Intelligenz ist heute bereits in fast jedem Bereich unseres Alltags zu finden, wir wissen es oft gar nicht. Wenn man die Vorzüge der intelligenten Systeme aber aktiv einsetzt, können wir viele Prozesse, viele Aufgaben, von Maschinen erledigen lassen – schneller und oft besser. Wo allerdings dir Grenzen sind, steht auf einem anderen Blatt.

Foto von Alex Knight von Pexels

So werden Datum und Uhrzeit korrekt geschrieben

Das Praktische an Deutschland? Es gibt wirklich für alles eine Regelung. So auch im Fall der korrekten Schreibweise von Datum und Uhrzeit. Und wie üblich in dem Bereich, hilft uns auch hier die DIN-Norm 5008 weiter. Doch ist nicht alles gebräuchlich und schön, was erlaubt ist. Daher stellen wir mal die üblichsten und schönsten Versionen der jeweiligen Schreibweisen vor.

Zuerst kommen wir zum Datum

Heute schreiben wir den 12. Dezember 2019. Im Fließtext ist das übrigens die schönste und geläufigste Art das Datum zu schreiben. Doch bitte sollte hier bei der Tagangabe unbedingt auf die 0 vor den Ziffern 1-9 verzichtet werden.
Manche kürzen den Monat ab, das sieht jedoch selten sauber aus und spart kaum Platz. Sollte es unabdingbar notwendig sein, dann kommen hier noch einmal als Erinnerung die korrekte Form der Abkürzung eines jeden Monats: Jan., Feb., Mär./März, Apr., Mai, Jun./Juni, Jul./Juli, Aug., Sept., Okt., Nov. und Dez.

Möchte man das Datum einzeln schreiben (wie zum Beispiel im Briefkopf), dann würde man die Schreibweise 11.12.2019 nehmen. Übrigens versucht man hier immer, dass Format xx.xx.xxxx zu verwenden, sprich die Ziffern 1-9 unbedingt mit einer 0 vorher schreiben. Lässt man die 0en nämlich weg, so sieht es – besonders wenn mehrere Datumsangaben untereinander stehen – unruhig aus.

Nun noch zu der Regelung, wenn man innerhalb eines Satzes den Wochentag noch mit zur Datumsangabe nehmen will?

Es gibt einige Möglichkeiten der Schreibweise, auf jeden Fall gilt aber, dass zwischen dem Wochentag und dem Datum ein Komma zu stehen kommt und wenn man anfängt auszuschreiben, man das auch beendet, sprich „vom 10. bis 11. Dezember“ und nicht „vom 10. – 11. Dezember“.

Wer übrigens international verkehrt, sollte wissen, dass hier die richtige Schreibweise Jahr.Monat.Tag ist – innerhalb Deutschlands sollte dies jedoch vermieden werden, da es immer wieder zu Verwirrungen führt.

Ach ja, wir hatten ja noch angekündigt, dass wir auch auflösen, wie die Uhrzeiten korrekt geschrieben werden

16:00 Uhr oder 16.00 Uhr oder 1600 Uhr

So und nicht anders.

Raucht dir nun der Kopf?

Eigentlich ist es gar nicht so schwer, am besten (und das gilt für alle Beispiele) einigt man sich auf eine Schreibweise und verwendet diese grundsätzlich. So werden alle Dokumente einheitlich und man überlegt nicht jedes Mal, wie es denn nun richtig geht.

In dem Sinne: Ein frohes Schreiben!

Verzweifel nicht an Headlines und Betreffzeilen

Headlines und Betreffzeilen sind beim Texten so ein Kapitel für sich. Während der Text oft nur so fließt, kommen wir beim Formulieren der Überschrift und Betreffzeile ins Schwitzen. Perfekt muss sie sein, zum Lesen oder Klicken animieren. Doch wie erreichen wir das?

Weil es uns ebenso geht wie vielen anderen, haben wir ein paar Tipps zusammengestellt für die perfekte Headline und Betreffzeile.

Der inhaltliche Aspekt

Wenn dein Leser schon in der Überschrift oder im Betreff erfährt, warum er weiterlesen sollte, hast du dein Ziel an dieser Stelle schon erreicht.

Deshalb:

Nenne einen Vorteil, mache neugierig und sorge für Interesse: „So schreibst du die perfekte Headline“

Deute den Inhalt in Kurzform an: „15 Tipps für die perfekte Betreffzeile“

Nenne das Wesentliche zuerst: „Eine Headline braucht nur 60 Zeichen“

Formale Anforderungen

In der Kürze liegt die Würze. Das gilt auch und insbesondere für Headlines und Betreffzeilen. Warum? Nicht nur, weil kurze Sätze schneller ins Gehirn und ins Gedächtnis eindringen, sondern weil die E-Mail-Programme nur kurze Betreffzeilen komplett anzeigen. Wenn die Texte zu lang sind, werden sie mit … gekürzt.

Googlemail beispielsweise zeigt 87 Zeichen an, Outlook noch 70 Zeichen und Freemailer nur noch 63 Zeichen.

Noch problematischer wird es mit der mobilen Darstellung auf Smartphones und Wearables. Hier werden z. B. auf der Apple Watch nur noch 16 Zeichen angezeigt. iPhone und Androiden zeigen 41 bzw. 30 Zeichen an.

Merke: Das erste Wort ist hier entscheidend!

Im Zeitalter von Emoticons kannst du versuchen, durch ein solches Bildchen die Aufmerksamkeit zu erhöhen. Doch Vorsicht: Nicht jeder E-Mail Client zeigt diese Emoticons an. Teste es vor dem Versand auf verschiedenen Geräten.

❆ Winterangebote zum Wohlfühlen

✔ Ihre Checkliste für den Urlaub

♥ Liebesgrüße zum Valentinstag

Unser Tipp zum Schluss: Die direkte Ansprache mit Du, Sie, Ihren, Ihr etc. sowie der Name in der Betreffzeile erhöhen ebenfalls die Öffnungsrate bzw. Lesechance: „Erfahren Sie, wie Sie perfekte Headlines schreiben, Herr Schmitz“.

Bild von Lukas Bieri auf Pixabay

Acht Regeln für gute Texte

Es klingt so einfach und ist doch so schwer – Texte zu schreiben, die auch gelesen werden. Dabei muss man nur wissen, wie es richtig gemacht wird. Wir haben hier acht wichtige Regeln für Texte, bei denen man bis zum Schluss lesen will.

  1. Formuliere konkret.

Vermeide leere Worthülsen und schreibe, was Sache ist. Positiv besetzte Wörter wie „Praktikabilität“ oder „Moderne Kommunikationsformen“ klingen toll, bieten aber keinen Informationswert, weil sie viel zu schwammig sind. Der Leser will konkret wissen, wo der Mehrwert liegt.

Mache zum Beispiel aus „zu diesem Zeitpunkt“ ein „jetzt“.

Auch sogenannte Nullwörter, Füllwörter, Flickwörter und Blähwörter solltest du vermeiden.

Ein Beispiel: „Ich habe dir das doch schon gestern gesagt.“ Ohne Füllwort: „Ich habe dir das gestern gesagt“ – hört sich anders an, oder?

  1. Verben rein, Substantive raus

Verben stärken den Text – Substantive langweilen (vor allem die, die auf -ung enden). Formuliere aktive Sätze, mache aus dem substantivierten Verb wieder ein richtiges Verb.

Hier ein Beispiel: „Wir bieten Versicherungen“ oder „Wir versichern dein Haus, deine Familie, dein Auto, dein Haustier und dich selbst.“

  1. Nutze „gute“ Verben.

Verben sind ein wichtiger Bestandteil von Texten und verdienen unsere besondere Aufmerksamkeit. Während sie Texte bildhafter und lebendiger gestalten können, wirken Beiträge durch die Verwendung von ‚falschen‘ Verben schnell umständlich oder monoton.

Die Klassiker hierfür sind: machen, sein und haben.

  1. Hebe Worte bewusst (!) hervor.

Gezielt eingesetzte Hervorhebungen von Worten/ Satzabschnitten  steigern den Lesefluss eines Textes. Hervorhebungen helfen, den Text zu unterteilen, überfliegen und den Inhalt zu erfassen, kurzum dem Leser hilft, den Text schnell und leicht zu lesen.

  1. Prahle nicht mit Expertenwissen.

Dein Expertenwissen in allen Ehren, aber einfacher ist besser. Benutze daher trotz aller Kompetenz Worte, die nicht der Expertensprache entstammen und für jeden verständlich sind. Denn dein Leser muss nicht unbedingt deine Fachtermini kennen.

  1. Nutze kurze Sätze.

Eine der wichtigsten Regeln: je wichtiger die Aussage, desto kürzer der Satz. Wir behalten Hauptsätze besser als Nebensätze. Deshalb lange Sätze vermeiden und kurz fassen. Längere Sätze in mehrere einzelne Sätze aufteilen.

  1. Lasse Subjekt und Prädikat zusammen.

Durch eingeschobene Nebensätze trennen wir im Deutschen gerne, was zusammengehört. Stelle deine Sätze so um, dass Subjekt und Prädikat wieder beieinander sind.

Ein Beispiel: Er (Subjekt) war noch nie zuvor eine solche Frau, die nicht nur schön, sondern auch intelligent und gut erzogen war, begegnet (Prädikat).
Besser:Er (Subjekt) war noch nie zuvor einer solchen Frau begegnet (Prädikat), die nicht nur schön, sondern auch intelligent und gut erzogen war.

  1. Starke Wort sind kurz.

Kurze, starke Worte bleiben hängen. Wir merken uns das Auto eher als das Kraftfahrzeug oder das „Volk“ eher als die „Bevölkerung“. Prüfe deinen Text auf lange Wörter. Vielleicht gibt es eine kurze, prägnantere Version.

Und noch drei Tipps von mir:

Der Duden Online-Dienst „Duden-Mentor“, den ich vor einigen Wochen vorgestellt hatte, hilft dir, die Floskeln, Bläh- und Füllwörter sowie Passivsätze und unglückliche Satzstellungen zu finden.

Lese deinen Text immer laut. Das klingt zwar seltsam, hilft aber. Denn durch das Hören wird uns manches klarer.

Und lass jemanden anderes den Text lesen, der nicht im Thema ist.

Wir wünschen viel Spaß beim Schreiben und Lesen 😊.

Die wichtige Bedeutung der Groß-Kleinschreibung

Es gibt einige Regeln der deutschen Rechtschreibung, über die man sicher streiten kann. Eine Regel oder vielmehr ein Regelbereich jedoch ist essentiell wichtig für das Verständnis der geschriebenen Sprache: Die Groß-Kleinschreibung. Auch wenn hier der eine oder andere denkt, warum man unbedingt Substantive groß schreiben muss, während Verben immer klein geschrieben werden (außer am Satzanfang), dem seien diese Beispiele eine Lehre:

Der gefangene Floh
Der Gefangene floh

Er verweigerte Speise und Trank
Er verweigerte Speise und trank

Die nackte Sucht zu essen
Die Nackte sucht zu essen

Der Junge sieht dir ungeheuer ähnlich
Der Junge sieht dir Ungeheuer ähnlich

Sie standen an Hängen und Pisten
Sie standen an Hängen und pisten

Vor dem Fenster sah sie den geliebten Rasen
Vor dem Fenster sah sie den Geliebten rasen

 Quelle: sonyuserforum.de

 

Übrigens: Wer die offiziellen Regeln für Groß-Kleinschreibung nachlesen möchte, dem sei der Duden empfohlen.

Duden Korrektor und Duden Mentor – kleine Helferlein für Autoren

Jeder, der viel schreiben muss, kennt das Problem: Ungewollte Rechtschreibfehler schleichen sich in den Text und manchmal steht selbst der beste Deutsch-Experte bei einem Grenzfall auf dem Schlauch. Hier helfen sog. Rechtschreibprüfungen. Die üblichen Textverarbeitungsprogramme (z. B. Word und Open Office) bieten zwar eine Grundabsicherung, sind aber in vielen Fällen einfach überfordert. Als Autor und Texter verlasse ich mich nicht auf die Rechtschreibeprüfungen von Microsoft, Apple und Co., sondern bin auf die Suche nach einer guten Lösung gegangen.

Als beste Lösung habe ich den Duden Korrektor für Microsoft Office identifiziert. Der Duden Korrektor wurde viele Jahre vom Duden-Verlag herausgegeben und von vielen Nutzern aufgrund seiner Flexibilität und Erkennungsgenauigkeit geschätzt. Nachdem der Verlag die Software im Jahr 2013 im Rahmen aufgrund einer Straffung des Verlagsprogramms aufgegeben hatte, hat die Firma EPC die Software übernommen. EPC wurde von ehemaligen Mitarbeitern der Duden-Sprachtechnologie gegründet, die den Duden Korrektor mit Lizenz des Bibliografischen Instituts weiterentwickeln. Dabei entsprechen die sprachlichen Inhalte des Programms weiterhin den Dudenwerken und werden von der Dudenredaktion erstellt und gepflegt. Die technische Umsetzung, die Wartung und den Vertrieb übernimmt EPC. Vor Kurzem ist nun die Version 13 erschienen, die ich auch aktuell nutze.

Der Duden Korrektor integriert sich als Add-On in Microsoft Word und Outlook und korrigiert auf Klick dort neben der Rechtschreibung auch Grammatik, Zeichensetzung und Stil. Dabei findet die Korrektur vom neuen Korrektor mehr Fehler als jede andere Korrekturlösung. Das große Update auf Version bringt viele Neuerungen mit: So zeigt die Füllwortanalyse, wie du deinen Texten mehr Ausdruck verleihst, indem du vielleicht doch noch ein bisschen klarer formulierst. Außerdem erleichtert es die automatische Erkennung von Eigennamen dir, dein Benutzerwörterbuch zu pflegen und so besser zu korrigieren.

Der Duden Korrektor für Office als Add-On in Word und Outlook

Leider hat diese hochwertige Korrektursoftware ihren Preis. Die Zeitlich unbegrenzte Lizenz kostet einmalig 79 € zzgl. MwSt. eine ein monatige Testphase ist kostenlos. Ich finde aber, dass eine solche Investition für einen beruflichen Autor und Texter sinnvoll angelegtes Geld ist.

Mehr Infos und Details zum Duden Korrektor 13 findest du auf der Webseite der Firma EPC Consulting unter https://www.epc.de/unsere-loesungen/duden-korrektor-13-fuer-microsoft-office.

Bewertung

Nach zwischenzeitlichen Stabilitätsproblemen läuft die neuste Version wieder stabil und zuverlässig, auch wenn Outlook durch das Laden des Add-Ons ein weniger länger braucht zum Starten als sonst.

Die Software ist ihr Geld wert und die Korrekturen sind tatsächlich hilfreich und hochwertig. Die Rechtschreibprüfung erfolgt nach den aktuellen Rechtschreibregeln und umfasst den neuesten Stand des Duden-Wortschatzes. Der Duden Korrektor für Microsoft Office verfügt auch über das Vokabular aus der 11. aktualisierten Auflage von „Duden – Das Fremdwörterbuch“ mit über 1.000 Neuaufnahmen und kommt mit neuen Begriffen wie z. B. „tracken“, „Desinvestment“ und „cinephil“ problemlos zurecht.

Die Alternative: Textprüfung „Duden Mentor”

Offenbar hat es sich der Duden-Verlag aber anders überlegt und als Alternative (oder Ergänzung) zum Duden Korrektor für Microsoft Office unter https://mentor.duden.de/ eine Online-Textprüfung mit Namen „Duden Mentor” gestartet.

Im Gegensatz zum “Duden Korrektor” handelt es sich um eine ausschließlich online verfügbare Lösung, die in einer kostenfreien und einer kostenpflichtigen Variante angeboten werden soll.

Auch der Duden-Mentor verbessert Rechtschreibung, Grammatik, Zeichensetzung und Stil. Er weist auf unnötig lange Sätze und Füllwörter hin. Er findet außerdem Wortdopplungen und schlägt stattdessen passende Synonyme vor. Natürlich prüft das Tool die Texte in bewährter Duden-Qualität auch auf Rechtschreibung und Grammatik.

Der Duden Mentor als Online-Lösung

Vier Pakete zur Auswahl

Duden bietet im Moment vier Modelle des Duden Mentors an:

  1. Die anonyme Version (also ohne Anmeldung, Konto und persönlichen Daten) ist kostenlos, die Länge der Texte ist auf 800 Zeichen beschränkt.
  2. Das Paket „Basis“ benötigt zwar ein Benutzerkonto, ist aber ebenfalls kostenlos. Hier ist die Zeichenbegrenzung auf 1.500 Zeichen erweitert.In beiden Versionen wird zudem Werbung eingeblendet.
  3. Das Paket „Plus“ ist dagegen werbefrei, ebenfalls auf 1.500 Zeichen pro Text begrenzt, wird jährlich abgeschlossen und kostet im Jahresabo 1,99 € pro Monat, inkl. MwSt. (jährliche Zahlweise).
  4. Zuletzt gibt es das sog. „Premium“-Paket für Profis. Dieses bietet eine Rechtschreibprüfung für Texte bis zu 40 000 Zeichen, Synonym-Vorschläge, Tipps zum Schreibstil, ein unbegrenztes persönliches Wörterbuch und natürlich Werbefreiheit. Das Premium-Paket kostet monatlich 14,95  € inkl. MwSt. (monatliche Zahlweise).

Bewertung und Fazit

Die Online-Rechtschreibprüfung ist natürlich in einer Hinsicht smart. Man muss keine Software installieren. Allerdings ist für Texter und Autoren wie mich die Begrenzung auf 1.500 Zeichen im kostenlosen Modell nicht zu gebrauchen. Ich müsste schon die Premium-Version mieten, die immerhin 14,95 € im Monat kostet. Die Leistungen scheinen dieselben zu sein wie beim Duden-Korrektor.

Beim Test wurden nahezu die gleichen Fehler entdeckt. Die Textvorschläge konnte ich leider nicht nutzen, da ich nur die Basis-Version habe.

Ich muss allerdings zugeben, dass mir als Dauernutzer die Variante, die direkt in Word und Outlook integriert ist, einfacher erscheint. Ein Klick und die Sprach-Korrektur startet in meinem Text. Zudem habe ich keine Zeichenbegrenzung beim Duden Korrektor. Der Preis von 79 € für die lebenslange Lizenz ist nach 6 Monaten bereits bezahlt. Beim Duden Korrektor besteht wie bei allen Software-Lizenzen allerdings die Gefahr, dass mit neuen großen Update-Sprüngen erneut Lizenzgebühren fällig werden (wie von 12 auf 13 geschehen). EPC verlangt allerdings ab 1 € Gebühr, je nachdem, wann man die vorherige Lizenz erworben hat. Das ist sehr fair.

Für Texter, die nur gelegentlich eine Rechtschreibprüfung benötigen oder nur kurze Texte prüfen wollen, ist der Duden Mentor in der Online-Version perfekt. Hier muss man auch kein Geld für die Werbefreiheit ausgeben.

Beliebte Fehler der deutschen Sprache

Die deutsche Rechtschreibung hat es in sich – viele von uns schreiben täglich unwissentlich Dinge falsch. Werfen wir doch mal einen Blick auf die Standardfehler (nicht StandarT).

Zum Beispiel: Wie verabschiedest du dich in Briefen oder E-Mails?

Mit freundlichen Grüßen,
Maria Müller

ODER

Mit freundlichen Grüßen
Maria Müller

Letzteres wäre korrekt, denn gemäß Duden steht nach einer Grußformel kein Komma.

Noch ein Beispiel?

Die meisten Deutschen sagen „Ende diesen Jahres“, dabei heißt es (da es sich um einen Genitiv handelt!) „Ende dieses Jahres“. Doch „Ende nächsten Jahres“ ist korrekt.

Wir haben noch ein Beispiel: Wie schreibst du „Des weiteren | desweiteren | des Weiteren“? Korrekt ist „des Weiteren“.

Und noch ein Wort wird regelmäßig falsch geschrieben: Der digitale Brief. „Email oder E-Mail oder e-mail“? E-Mail ist die richtige Schreibweise.

Und wie steht es um die Pinwand, auf die Pins gesetzt werden. Oder ist Pinnwand korrekt?

Ein letztes Beispiel, das im Jahr 1957 nur von 11 Prozent der Testgruppe korrekt geschrieben wurde. 2008 schrieben es schon 20 Prozent richtig: Rythmus | Rhytmus |Rhythmus – Letzteres ist korrekt.

Da es besonders im Beruf wichtig ist, eine gute Rechtschreibung anzuwenden – immerhin gilt es als Maßstab für sprachliche Kompetenz – sollten wir einige typische Fehler versuchen aus unserer Schriftsprache zu entfernen. Dem Empfänger hilft es außerdem den Text schneller zu lesen, besser zu erfassen und Missverständnisse zu vermeiden. Daher unser Tipp (nicht Tip oder Tippp): Versuche typische Fehler zu vermeiden, so hast du die beste Voraussetzung (nicht Vorraussetzung oder Vorrausetzung), um berufliche Anerkennung zu erlangen.

Übrigens: Die Plattform korrekturen.de hat eine Liste zusammengestellt mit den beliebtesten Fehlern der deutschen Sprache. Hier findet sicher jeder etwas.

Warum ein Textleitfaden sinnvoll sein kann

Besonders in größeren Unternehmen schreiben meist viele verschiedene Mitarbeiter für Online und Offline Publikationen, sei es nur eine Unterseite der Unternehmenswebseite oder ein Absageschreiben für eine Bewerbung. Doch würde jeder so schreiben „wie ihm der Mund gewachsen“ ist, so würde es gleich zwei Nachteile bringen: Zum einen würde das Rad ständig neu erfunden werden müssen. Denn – bleiben wir mal bei dem Beispiel – Bewerbungen werden wohl öfter als nur 1x dankend zurückgesandt. Zum anderen würde es auf der Unternehmenswebseite dem Leser durchaus auffallen, dass sie nicht „aus einem Guss“ ist, sondern wild zusammengefügt. Und das transportiert kein einheitliches und starkes Bild nach draußen.

Damit dies also nicht passiert, gibt es Textleitfäden!

Diese regeln zum Beispiel, wie genau der Leser angesprochen wird. Sehr junge Unternehmen duzen heutzutage Kunden. Andere erwarten ein äußerst gewähltes Deutsch. Manche schreiben grundsätzlich auf Englisch. Besonders neue Mitarbeiter brauchen eine Einweisung.

Auch immer gleiche Formulierungen werden über die Textleitfäden an die Mitarbeiter verteilt. Das erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern schafft zugleich ein einheitliches Auftreten. Hierzu zählen die oben erwähnten Absageschreiben. Aber auch, wie Abkürzungen, wissenschaftliche Formeln und Angebotsanfragen formuliert werden, wird hier genau festgelegt. Und last but not least werden hier Stilregeln festgelegt, beispielsweise wie und ob DIN-Normen umgesetzt werden.

Praktisch – nützlich – hilfreich

Besonders hinweisen möchte ich an der Stelle darauf, dass der Erfolg eines Leitfadens einzig und allein mit der Lebendigkeit der Anweisungen einhergeht. Um Leben in den Leitfaden zu bekommen, sollte dieser von oberster Stelle eingeführt und von allen befolgt werden. So stellt ihr sicher, dass sich sowohl der höchste Abteilungsleiter und als auch jeder Praktikant an den Textleitfaden hält.

Und damit das „Daran Halten“ auch im Alltag möglich ist, muss ein Textleitfaden einfach und überschaubar geschrieben sein. Er gilt als Nachschlagewerk für „zwischendrin“: das Nachschlagen nach Schreibweisen usw. darf nicht mit einer deutlichen Unterbrechung der Tätigkeiten einhergehen.

Außerdem sollten die dort festgesetzten Regeln nachvollziehbar und sinnvoll sein.

Besonders riesige Unternehmen profitieren

Natürlich profitieren besonders die Unternehmen von der Erstellung eines Textleitfadens, die mehrere Firmensitze haben. Immer wieder wird es hier zu Zusammenarbeiten kommen. Sei es für Tagungen, Messen oder gemeinsame Ausschreibungen. Spätestens, wenn Drucksachen im Spiel sind, wird die Arbeit der Verantwortlichen erleichtert, da ja bereits alles in der gleichen Art vordefiniert wurde.

Die Vorteile von Textleitfäden sind also unbestritten da. Eine sorgfältige Ausarbeitung ist besonders wichtig, genauso wie eine regelmäßige Aktualisierung.

Beispiele für Textleitfäden findest du hier und hier.

Software hilft bei der Einhaltung

Mittlerweile gibt es nahezu für alles eine Softwarelösung. So auch für die praktische Umsetzung von Textleitfäden im Alltag. Lösungen wie Textbausteinverwaltung Deluxe  helfen dabei, dass Vorgaben mit wenigen Klicks oder Shortcodes in Texte umgesetzt werden. Damit können bestimmte Unternehmensbereiche wie z.B. die Marketingabteilung oder die Personalabteilung Texte vorformulieren, die dann von jedem anderen genutzt werden können.

Natürlich funktioniert das nur bei wiederkehrenden Texten.

In dem Sinne wünschen wir frohes Texten!

Bild: MichaelGaida / pixabay / CCO Lizenz

DIN 5008 oder: Wieso darf ich nicht schreiben wie ich will?

Zunächst einmal das Offizielle: bei der DIN 5008 handelt es sich um eine durch den nationalen Gremium Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen – Fachbereich Bürotechnik, Bankwesen und elektronisches Geschäftswesen (NA 043-03 FB) erlassene Regelung, die die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung festlegt.

Damit ist gemeint, dass möglichst jedweder Briefverkehr den gleichen Aufbau hat, dass jede Telefonnummer gleich geschrieben wird, jede E-Mailadresse gleich geschrieben wird und auch jede Abkürzung identisch geschrieben wird. Was jetzt seht „deutsch“ klingt, hat jedoch viele Vorteile. Denn hey – wenn es keine Regelung gibt, dann darf ich das doch schreiben wie ich möchte, oder?

Und wenn man viel mit dem Ausland zu tun hat, so lernt man schnell zu schätzen, wenn Telefonnummer nach einem bestimmten Schema F geschrieben werden. Hier besagt die DIN 5008 übrigens, dass Vorwahl und Telefonnummer lediglich durch ein Leerzeichen (nicht durch einen Bindestrich wie viele immer noch schreiben!) getrennt werden. Nur eine Durchwahl darf durch den Bindestrich von der Telefonnummer getrennt werden. Also: 0241 123456-78. Und fügt man die Landesdurchwahl noch an, so gibt es auch hier die Vorgabe: +49 241 123456-78.

Auch das Datum wirft immer wieder Fragen auf. Doch richtig ist es, das Datum wie folgt zu schreiben:

  • 03.2019
  • 2019-03-27
  • März 2019

Die Schreibweise mit Jahr-Monat-Tag hat sich noch nicht immer durchgesetzt, da es doch sehr ungewöhnlich im fließenden Schreiben ist. Abstand sollte übrigens grundsätzlich von der Schreibweise des Datum mit „/“ genommen werden. Dies lässt – grade im internationalen Schriftverkehr – viel zu viel Interpretationsspielraum. Denn im amerikanischen werden Tag und Monat umgekehrt gelesen. Und es wäre doch sehr ärgerlich, wenn man zu einer Tagung am 2019/02/01 einlädt, diese also am 1. Februar plant, die Amerikaner aber bereits am 2. Januar anreisen 😊

Und selbst die Grußformel ist in der DIN 5008 geregelt. So wird diese nach einer Leerzeile an das Ende des Briefes / der E-Mail angefügt und ohne Punkt oder Komma auslaufen gelassen. Eine Unterschrift erfolgt in den danach folgenden drei Leerzeilen, bevor danach der eigene Name geschrieben steht. Bei einer E-Mail sind natürlich keine drei Leerzeichen nötig.

Die DIN 5008 regelt – wie eingangs erwähnt – auch den Aufbau eines Briefes. Das hat den Vorteil, dass bei Fensterumschlägen das Adressfeld auch tatsächlich sichtbar ist, dass niemand wichtige Bestandteile für die weitere Korrespondenz vermisst und das auch das Abheften einfach möglich ist. Außerdem wirkt ein immer identischer Aufbau seriös und stärkt die Außenwirkung des Unternehmens.

Die DIN5008 ist übrigens eine Empfehlung – daran halten musst du dich nicht. Doch du solltest gründlich überlegen, wieso du es nicht tust – denn ein nicht Einhalten sorgt oftmals für Verwirrung und unnötige Mehrarbeit.

In dem Sinne: Freuen wir uns doch einmal, dass uns in Deutschland eine Regelung anhand gegeben wird, die uns das Leben tatsächlich einfacher macht.

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Doppel- und mehrdeutige Wörter sind ein Problem im Internetzeitalter

Im Deutschen gibt es so viele Worte, die zweierlei Bedeutung haben. Unter uns Sprachwissenschaftlern gesprochen auch Äquivokation. Dir fällt gerade keines ein? Dann ein paar Beispiele: Bank, Ball, Hahn, Montage, modern… Und dann gibt es noch Worte wie malen vs. Mahlen und Fön vs. Föhn.

Sprachwissenschaftler unterteilen die Äquivokation in Polyseme bzw. Homonyme, Homographe und Homophone. Bei den Polyseme bzw. Homonyme sind die Aussprache und Schreibweise identisch, der Unterschied liegt in ihrer sprachlichen Herkunft: Polymere haben eine gemeinsame, sprachliche Wurzel, Homonyme oft eine unterschiedliche, sprachliche Herkunft.  Bei den Homographen gleicht sich nur die Schreibweise und bei Homophonen ist nur die Aussprache die gleiche.

Und im heutigen Internetzeitalter bringt genau dies uns immer wieder zum Stolpern. Hast du auch schon einmal nach Ketten gesucht, weil dein Fahrrad einen neue benötigt und bekamst Schmuck angeboten? Suchmaschinen können hier nicht unterscheiden und bieten einfach alles an – Resultat ist eine ellenlange Trefferliste.

Für Internetautoren heißt dies, dass sie sehr viel detaillierter schreiben müssen. Um bei dem Beispiel der Kette zu bleiben: Geht es hier wirklich um den Schmuck, dann helfen den Suchmaschinen Worte wie Collier, Halskette, Schmuck usw., dem Suchenden die richtigen Ergebnisse anzubieten. Will man die Kette für das Fahrrad an den Mann bringen, dann sollte man eher Fahrradkette, Zubehör Fahrrad oder Reparatur Fahrrad mit in seinen Text aufnehmen.

Hier helfen sogenannte Typologien, sprich Wege, wie man sein Produkt beschreiben muss, damit es sich mit den Worten finden lässt, nach denen gesucht wird.

Hier mal aufgeschlüsselt anhand unseres Beispiels mit der Kette:

  1. Vom Großen ins Kleine – die Stufenmechanik

Kette | Halskette | Colliers

  1. Mit Adjektiven und Adverbien

Festliche Halsketten und elegante Colliers

  1. Nach Art (Material, Größe, Herstellung)

Halsketten aus Gold, Silber und Platin

  1. Preis

Günstige Halsketten | Modeschmuck preiswert

  1. Qualität

Hochwertige Ketten

  1. Nach Anwendung

Halskette | Fußkettchen | Armkette | Armbänder

Noch besser gelingt es über die Semantik – Suchmaschinen ziehen nämlich einfach alles um das Suchwort herum in Betracht. Aber nicht nur Suchmaschinen, auch im Gespräch kann der ein oder andere Satz – ohne eine Erklärung – für Verwirrung sorgen. Beispielsweise der Satz „Pferd schlägt Bauer“. Armer Bauer denkst du jetzt… Aber was gemeint ist, ist das Schachspiel: Hier schlägt das Pferd den Bauern. Also hilft allein das Wort „Schachspiel“, um nicht gleich an einen Unfall zu denken.

In der „Offline-Welt“ wird die Doppeldeutigkeit eines Wortes durch den Kontext geklärt. Die „Online-Welt“ benötigt den Kontext, um dem Suchenden passende Ergebnisse zu liefern. Etwas hilft den Suchenden unter uns: Je häufiger wir nach etwas suchen, desto mehr ‚lernen‘ die Suchmaschinen heutzutage. Bist du also seit 2 Monaten auf der Suche nach einem Auto und gibst den Begriff „Golf“ ein, wirst du wohl kaum einen weißen, kleinen Ball zu Gesicht bekommen. Ein Trost?

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