So geht Texten: Optimieren, korrigieren, lektorieren

Ok – wir sind voreingenommen wie Deutschlehrer. Denn wir haben jeden Tag mit Texten zu tun. Wir schreiben, wir berichtigen, wir machen den Text besser, lesbarer, spannender. Deswegen sind uns schlechte oder fehlerhafte Texte immer ein Dorn im Auge. Sogar die Tageszeitungen sind zu unserem Entsetzen mittlerweile voll davon.

Aber auch für Menschen, die nicht schreiben, sondern „nur“ lesen, sind grausige Texte auf Webseiten, Social Media, Blogs und Printprodukten ein Störfaktor. Im schlimmsten Fall führen sie zu dauerhaftem Imageverlust für das dargestellte Unternehmen. Denn nichts wirkt unprofessioneller als ein fehlerhafter Text, der eigentlich für Professionalität werben soll.

Und nach diesem eigentlich viel zu langen Salmon gelangen wir zum Kern unseres Tipps für Texter: dem Lektorat. Im Sinne aller Leser wollen wir erklären

• Wie Korrekturschleifen aussehen sollten.
• Wann sie nötig sind.
• Wie man sie effizient durchführt.
• Und wann zu viel lektoriert wurde.

Regel 1: Kein Text ohne Korrektur

Vorab zur wichtigsten Grundregel: Kein Text – abgesehen von deiner persönlichen Einkaufsliste – sollte jemals unkorrigiert auf die Welt losgelassen werden! Wir alle machen Fehler und das ist auch nicht schlimm. Wenn sie korrigiert werden. Nach dem Beenden des Textes sollte deswegen IMMER eine Korrekturschleife folgen. Früher lief ein Text von Abteilung A zu Abteilung B und C. Und er wurde manchmal nicht wirklich besser. Heute muss das nicht unbedingt ein zweites Paar Augen erledigen. Es gibt brillante Tools und KI, die nicht nur Rechtschreib- und Grammatikfehler, sondern auch Wortdopplungen und stilistische Ungereimtheiten aufdecken. Wichtig dabei: Nimm nicht jeden Änderungsvorschlag kritiklos an. Das Korrekturprogramm verbessert manchmal falsch, weil es den Satzzusammenhang nicht versteht. Oder Eigennamen usw. nicht kennt. Ein bisschen Sprach-Know-how ist also immer noch vonnöten. Trotzdem sind Duden Mentor und Co. eine klare Empfehlung, weil sie ein neutraler Sparringspartner in Sachen Lektorat sind.

Regel 2: Textaufbau beachten

Für gute Texte gelten natürlich noch mehr Regeln. Auch der Textaufbau ist relevant. Deine Botschaft sollte unmittelbar zu Beginn rüberkommen. Meine Einleitung ist hier diesmal kein perfektes Beispiel. 😉 Wegen kurzer Aufmerksamkeitsspannen sollte Folgendes in deinen Texten Beachtung finden:

• Das Wichtigste steht am Anfang.
• Die Sätze sind kurz und präzise.
• Absätze gliedern den Text sinnhaft.
• Bulletlists oder Grafiken ermöglichen dem Auge zu springen.

Regel 3: Nicht verschlimmbessern

Wer sich zu sehr an all die gut gemeinten Texterregeln hält, der nimmt dem Text die Seele. Und das sage ich nicht, weil meine Einleitung diesmal nicht dem Optimum entspricht. Sondern weil bei allem Perfektionismus auch eine eigene Handschrift lesbar sein sollte. Denn das verleiht deinen Texten Authentizität und Wärme. Streiche also trotz aller Empfehlungen nicht alle Füllwörter raus. Lass ein paar drin, wenn du findest, es klingt so besser. Oder verwende Bindewörter, auch wenn der Satz dann etwas länger wird. Zu stark lektorierte Texte wirken oft kalt und unnahbar. Mach bei Gelegenheit mal den KI-Test. Du wirst schnell sehen, was ich meine. PS: Auch ChatGPT und Co. halten sich nicht an die Texterregeln. Wortdopplungen sind bis jetzt in jedem KI-Text ein echtes Ärgernis.

Regel 4: Vorlagen anlegen

Manche Texte brauchst du im Alltag immer wieder: Jahresberichte, Absagen, Grußworte, Rechnungen oder Angebote sollten einmal geprüft als Vorlage abgelegt werden. Das gilt im Prinzip für die gesamte tägliche Korrespondenz. Mach dir die Mühe, einmal eine zeitgemäße, geprüfte, CI-konforme Vorlage anzulegen. So sparst du massig Zeit. Oft kannst du mit ein paar geänderten Worten den Text für ähnliche Zwecke nutzen. Du musst ja nicht immer das Rad neu erfinden. Insbesondere bei Standardprozessen macht das Sinn.

Regel 5: Korrekturschleifen definieren

Gerade in großen Unternehmen immer wieder ein Thema: Die Definition der Korrekturschleife. Dabei ist es doch eigentlich ganz einfach: Je wichtiger der Text, desto hochrangiger die Korrekturschleife. Du musst dir einmal die Mühe machen, Verantwortlichkeiten festzulegen und Richtlinien aufzustellen. Denn orthografische Korrektheit ist ja nicht der einzige Knackpunkt. Auch der Inhalt will geprüft werden. Bedeutet im Klartext: Wer liest welchen Text gegen und gibt ihn frei? Offizielle Pressemeldungen bedürfen meist einer Freigabe des CEOs. Frage dich also, welcher Text wann welchen Prozess durchläuft. Das könnte so aussehen:

Bei Social Media Posts schreibt die Auszubildende den Text und sucht ein passendes Bild, weil sie auf der Höhe der Zeit ist und sich mit dem Wording auf Instagram auskennt. Spätestens zwei Tage vor dem Post liest die Vertriebsleitung gegen und gibt frei, damit das Posting rechtzeitig online gehen kann. Oder bei der Rundmail an die gesamte Belegschaft formuliert die Assistenz der Geschäftsleitung vor, aber der Vorstand nickt das Schreiben zwei Tage zuvor ab. Warum immer mindestens zwei Tage vorher? Weil dann noch Zeit ist, was zu ändern und eine neue Korrekturschleife zu starten. Nicht vergessen: Für Abwesenheiten eine Vertretung einplanen.

Regel 6: Einen Qualitätssicherungsbeauftragten benennen

Nicht jedes Unternehmen hat eine eigene Marketingabteilung. Aber Qualitätssicherung sollte dennoch sein. Derjenige im Unternehmen, der ganz klar vorne liegt bei dem Bewusstsein für Corporate Design und Corporate Identity (und natürlich Ressourcen dafür hat) sollte immer die letzte Anlaufstelle sein. Hier werden alle Texte und Inhalte geprüft. Stimmt die Schriftart? Ist der Farbton auch wirklich die Firmenfarbe? Passt das Wording allgemein? Ist ein Logo drauf? Fehlen vielleicht die Angaben zu Firmensitz und Kontakt? Solche und viele andere Feinheiten sollten im Blick der Qualitätssicherung liegen und kontrolliert werden.