Warum ein Textleitfaden sinnvoll sein kann

Besonders in größeren Unternehmen schreiben meist viele verschiedene Mitarbeiter für Online und Offline Publikationen, sei es nur eine Unterseite der Unternehmenswebseite oder ein Absageschreiben für eine Bewerbung. Doch würde jeder so schreiben „wie ihm der Mund gewachsen“ ist, so würde es gleich zwei Nachteile bringen: Zum einen würde das Rad ständig neu erfunden werden müssen. Denn – bleiben wir mal bei dem Beispiel – Bewerbungen werden wohl öfter als nur 1x dankend zurückgesandt. Zum anderen würde es auf der Unternehmenswebseite dem Leser durchaus auffallen, dass sie nicht „aus einem Guss“ ist, sondern wild zusammengefügt. Und das transportiert kein einheitliches und starkes Bild nach draußen.

Damit dies also nicht passiert, gibt es Textleitfäden!

Diese regeln zum Beispiel, wie genau der Leser angesprochen wird. Sehr junge Unternehmen duzen heutzutage Kunden. Andere erwarten ein äußerst gewähltes Deutsch. Manche schreiben grundsätzlich auf Englisch. Besonders neue Mitarbeiter brauchen eine Einweisung.

Auch immer gleiche Formulierungen werden über die Textleitfäden an die Mitarbeiter verteilt. Das erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern schafft zugleich ein einheitliches Auftreten. Hierzu zählen die oben erwähnten Absageschreiben. Aber auch, wie Abkürzungen, wissenschaftliche Formeln und Angebotsanfragen formuliert werden, wird hier genau festgelegt. Und last but not least werden hier Stilregeln festgelegt, beispielsweise wie und ob DIN-Normen umgesetzt werden.

Praktisch – nützlich – hilfreich

Besonders hinweisen möchte ich an der Stelle darauf, dass der Erfolg eines Leitfadens einzig und allein mit der Lebendigkeit der Anweisungen einhergeht. Um Leben in den Leitfaden zu bekommen, sollte dieser von oberster Stelle eingeführt und von allen befolgt werden. So stellt ihr sicher, dass sich sowohl der höchste Abteilungsleiter und als auch jeder Praktikant an den Textleitfaden hält.

Und damit das „Daran Halten“ auch im Alltag möglich ist, muss ein Textleitfaden einfach und überschaubar geschrieben sein. Er gilt als Nachschlagewerk für „zwischendrin“: das Nachschlagen nach Schreibweisen usw. darf nicht mit einer deutlichen Unterbrechung der Tätigkeiten einhergehen.

Außerdem sollten die dort festgesetzten Regeln nachvollziehbar und sinnvoll sein.

Besonders riesige Unternehmen profitieren

Natürlich profitieren besonders die Unternehmen von der Erstellung eines Textleitfadens, die mehrere Firmensitze haben. Immer wieder wird es hier zu Zusammenarbeiten kommen. Sei es für Tagungen, Messen oder gemeinsame Ausschreibungen. Spätestens, wenn Drucksachen im Spiel sind, wird die Arbeit der Verantwortlichen erleichtert, da ja bereits alles in der gleichen Art vordefiniert wurde.

Die Vorteile von Textleitfäden sind also unbestritten da. Eine sorgfältige Ausarbeitung ist besonders wichtig, genauso wie eine regelmäßige Aktualisierung.

Beispiele für Textleitfäden findest du hier und hier.

Software hilft bei der Einhaltung

Mittlerweile gibt es nahezu für alles eine Softwarelösung. So auch für die praktische Umsetzung von Textleitfäden im Alltag. Lösungen wie Textbausteinverwaltung Deluxe  helfen dabei, dass Vorgaben mit wenigen Klicks oder Shortcodes in Texte umgesetzt werden. Damit können bestimmte Unternehmensbereiche wie z.B. die Marketingabteilung oder die Personalabteilung Texte vorformulieren, die dann von jedem anderen genutzt werden können.

Natürlich funktioniert das nur bei wiederkehrenden Texten.

In dem Sinne wünschen wir frohes Texten!

Bild: MichaelGaida / pixabay / CCO Lizenz