Wie du WhatsApp für dein Unternehmen nutzen kannst

Die aktuelle Situation rund um Corona hat gezeigt, wie wichtig es für alle Arten von Unternehmen ist, mit den Kunden in Kontakt zu bleiben – auch wenn man komplett geschlossen hat oder nur einen Bestell- und Abholservice anbieten darf. Die sozialen Medien haben hier einen wertvollen Beitrag geleistet in der Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden. Heute soll es aber nicht um Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn & Co. gehen, sondern um weltweit meistgenutzten Messenger-Dienst WhatsApp. Derzeit verzeichnet die Plattform rund 500 Millionen monatlich aktive Nutzer. Wen wundert‘s, denn WhatsApp durchzieht von morgens bis nachts unseren Alltag bei der Kommunikation mit Freuden, Partner, Familienmitgliedern, Nachbarn, Bekannten usw.

Einige Unternehmen haben längst erkannt, dass man über WhatsApp sehr praktikabel mit Kunden kommunizieren kann – sofern man einige datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigt und Maßnahmen ergreift.

Vorteile von WhatsApp als Kommunikationskanal

• Geringe Kosten
  Ein Beispiel – zur Erstellung eines WhatsApp-Accounts benötigt man lediglich ein Smartphone und eine einfache Prepaid SIM-Karte, welche man schon für 15 Euro im nächsten Kiosk bekommt.

• Unkomplizierte Kontaktaufnahme
  Kunden können problemlos mit Deinem Unternehmen in Kontakt treten und ihr Anliegen beschreiben oder einfach ein Foto vom Problem schicken.

• Einfache Anwendung
  Durch die Verwendung der WhatsApp Desktop-App können Nachrichten einfach am PC beantwortet werden. Außerdem können Dateien wie zum Beispiel Flyer oder Preislisten im PDF Format verschickt werden.

• Zeitersparnis
  Die Verwendung von WhatsApp ist nicht nur einfach, sondern auch schnell. So kann man anstelle einer ausgetippten Adresse einfach seinen Standort schicken, den der Kunde mithilfe seiner Navigations-App unkompliziert erreicht. Man erspart sich zudem lange Telefongespräche und kann einen Termin einfach vorschlagen und absprechen.

WhatsApp Business statt WhatsApp

WhatsApp Business wurde speziell für Kleinunternehmen entwickelt und ist ebenso wie die Ursprungs-App vollkommen kostenlos. Mithilfe der App kannst du ganz bequem mit deinen Kunden in Kontakt treten, deine Produkte und Dienstleistungen vorstellen und Fragen während des gesamten Einkaufserlebnisses beantworten. WhatsApp Business bietet dir dementsprechend ganz spezielle Funktionen, die das normale WhatsApp nicht hat.

• Unternehmensprofil
  Erstelle ein Unternehmensprofil mit nützlichen Informationen für deine Kunden wie Adresse, Beschreibung des Unternehmens, E-Mail-Adresse und Webseite. Hier kannst du auch z. B. dein Firmenlogo hochladen, damit deine Kunden sofort wissen, dass es sich um ein Firmenprofil handelt.

• Schnellantworten
  Mithilfe von Schnellantworten kannst du oft gesendete Nachrichten speichern und wiederverwenden, um häufig gestellte Fragen im Handumdrehen zu beantworten.

• Labels
  Organisiere deine Kontakte oder Chats bequem mithilfe von Labels – so lassen sie sich leichter wiederfinden.

• Automatisierte Nachrichten
  Richte eine Abwesenheitsnachricht ein, damit deine Kunden Bescheid wissen, wann sie eine Antwort von dir erwarten können. Du kannst auch eine Begrüßungsnachricht erstellen, mit der du Kunden bei deinem Unternehmen willkommen heißt.

• Dokumente teilen
  Du kannst ohne umständliche Umwege über E-Mails oder File-Sharing-Apps Dokumente (PDFs, Tabellen, Präsentationen) mit einer Größe von bis zu 100 MB einfach und direkt an den gewünschten Empfänger weiterleiten.

• Festnetznummer
  Du kannst dein WhatsApp Business mit deiner geschäftlichen Festnetznummer betreiben. Die Kunden können diese Nummer in ihren Kontakten speichern und dich dann per WhatsApp Business kontaktieren.

Mache die Kunden auf deinen WhatsApp-Kanal aufmerksam

Wenn du WhatsApp als Kommunikationskanal nutzen möchtest, musst du deine Kunden natürlich an allen erdenklichen Stellen – online wie offline – auf die Möglichkeit hinweisen. Facebook zum Beispiel hilft dir dabei, WhatsApp als bevorzugten Kanal für Anfragen einzurichten. Du kannst beispielsweise mithilfe von WhatsApp (Business) einen QR-Code generieren, den du ausdrucken und im Geschäft / Restaurant aufhängen oder über alle Kanäle verteilen kannst. Auch auf deiner Firmenwebseite kannst du auf den Kanal für Fragen oder Bestellungen hinweisen.

Konkrete Anwendungsbeispiele

Im Folgenden wollen wir dir einige Ideen und Anwendungsbeispiele zeigen, wie du WhatsApp in deine Kundenkommunikation einbinden kannst.

WhatsApp kannst du überall dort einsetzen, wo deine Kunden mit dir und deinem Unternehmen schnell und einfach in Kontakt treten sollen. Zugegeben, jemand muss den Kanal regelmäßig im Auge halten, um schnell antworten zu können, aber das lässt sich meistens organisieren.

Termine vereinbaren

Ein Friseur oder eine Arztpraxis könnte über WhatsApp Termine vereinbaren. Das Gleiche gilt für Restaurants (wenn wieder offen), bei denen man darüber einen Tisch reservieren kann.

Bestellungen aufnehmen

Genauso kannst du – gerade in Zeiten von Click & Collect – per WhatsApp Bestellungen für dein Restaurant aufnehmen oder Warenbestellungen für deinen Laden empfangen.

Feedback-Kanal

WhatsApp eignet sich umgekehrt auch super, um deine Kunden z. B. über den Status eines Auftrags oder einer Dienstleistung zu informieren. Angefangen von der Werkstatt über die Reinigung bis zum Optiker, der eine Brille fertigt.

Online-Shopping im Laden

Die allermeisten Einzelhändler standen in Zeiten des Lockdowns vor der Situation, keine Ware mehr präsentieren zu können, wenn man keinen Online-Shop hatte. Hier können Kanäle wie WhatsApp und andere Plattformen über man Video-Telefonie durchführen kann, helfen. Der Kunde ruft eine Mobilnummer an und wird kurze Zeit später vom freundlichen Personal per Video zurückgerufen. Die Verkäuferin geht dann gemeinsam mit dem Kunden durch den Laden und zeigt die Ware. Nicht ideal, aber es funktioniert. Man kann sogar eine Festnetznummer angeben, unter der die Kunden anrufen sollen. Wie bereits erklärt, funktioniert WhatsApp Business auch mit Festnetznummern auf dem Smartphone.

Wochenangebote per WhatsApp

Einen anderen Weg des „Online“-Shoppings geht z. B. die Fleischerei Stroh. Hier kann man schnell und einfach einer WhatsApp-Gruppe beitreten und von da an jede Woche die aktuellen Angebote empfangen.

Bevor du aber loslegst, hier sind ein paar

Tipps zur Verwendung von WhatsApp

WhatsApp auf dem Desktop

Seit einiger Zeit gibt es für Windows und MacOS eine WhatsApp-Desktop-Anwendung, mit der du auf dem Desktop statt auf dem Smartphone WhatsApp bedienen kannst. Du musst die Anwendung auf dem Rechner installieren und dann mithilfe der Smartphone-App verknüpfen.

Trenne Privates von Geschäftlichem

Kein Kunde möchte Dein Profilbild vom letzten Strandurlaub sehen und genauso wenig möchtest du um 3 Uhr nachts eine Kundennachricht beantworten. Deshalb gilt: keine Privatnummer für den geschäftlichen WhatsApp-Verkehr verwenden. Nutze einfach für den geschäftlichen Gebrauch entweder ein eigenes Smartphone mit geschäftlicher Nummer oder WhatsApp Business.

Keine Anrufe annehmen
WhatsApp nur als Chat zu nutzen, macht einiges leichter. So werden die Leitungen nicht durch Anrufe blockiert und die Anfragen können ohne Unterbrechung eine nach der anderen bearbeitet werden. Sollte ein Kunde dennoch anrufen, antworte darauf einfach mit einer vordefinierten Nachricht, in der auf die Büro-Telefonnummer verwiesen wird.

Datenschutz

WhatsApp hat gerade mit der Aktualisierung der AGB für erneute Aufregung gesorgt. Die Daten der WhatsApp-Nutzer sollen dem Mutterkonzern Facebook zur Verfügung gestellt werden. Letztendlich muss jeder für sich entscheiden, ob er diesen Deal “Daten gegen kostenlose Nutzung” eingehen mag. Wer die Vorteile der App nutzen möchte, muss den Bestimmungen zustimmen. Letztendlich ist immer die Frage, was man wirklich preis gibt. Und datenschutzrechtlich ist die Nutzung dann kein Problem, wenn nur Kontakte enthalten sind, die selbst auch WhatsApp nutzen. Denn jeder, der die App nutzt, hat den Datenschutzbestimmungen zugestimmt. Du solltest also darauf achten, dass du auf dem Diensthandy keine privaten Kontakte verknüpft und importiert hast.