Braucht eine PR-Agentur eine PR-Software?

PR-Software? Sowas brauche ich nicht. Was soll denn die können? So dachte ich sehr lange. Jahrzehnte lang haben wir in den Agenturen, bei denen ich gearbeitet habe, die Presseverteiler mit Excel – oder im Idealfall mit Access – gepflegt. Jahrzehnte lange wurden die Presseaussendungen per Post oder Fax abgewickelt. Später, als der Trend zum E-Mail Versand kam, nutzten wir Drittanbieter-Lösungen wie WorldMerge. Mit dieser Desktop-Lösung kann man personalisierte E-Mails auf Basis von Datenbanken wie Excel oder Access versenden. Alles gut! Mehr braucht man nicht. Kontakt-Historien wurden – wenn überhaupt – in die Excel oder Access Listen eingetragen.

Suboptimale Vorgehensweise

Doch schon länger reifte in mir das Gefühl, dass diese Vorgehensweise suboptimal ist.

Nachteil 1: Eine Änderung bei den Redaktionskontakten muss in zig Verteilern geändert werden. Mühsam.

Nachteil 2: Excel ist zwar einfach, wird aber schnell unübersichtlich.

Nachteil 3: Neue Adressen müssen wieder in etlichen Datenbeständen eingefügt werden.

Nachteil 4: Das kleine Programm WorldMerge wird seit Jahren nicht mehr vom (nicht mehr existierenden) Hersteller ColoradoSoft gepflegt und funktioniert unter Windows 10 immer häufiger nicht. Für MacOS gibt es keine Version.

Nachteil 5: Die Information „Wer hat wann was erhalten“ muss manuell in die Listen eingetragen werden. Das wird nicht gemacht. Das gleiche gilt für die Info „Wer hat wann was veröffentlicht?“.

Eine neue Lösung muss her

Also ging ich auf die Suche nach einer anderen Lösung. Perfekt wäre eine E-Mail Lösung in der Cloud, die heute mit modernster Tracking-Technik die Aktivitäten der Empfänger messen kann. Leider bieten sämtliche Lösungen nicht die Möglichkeit, einen oder mehrere Anhänge anzufügen und mitzusenden. Damit sind MailChimp, CleverReach & Co. aus dem Rennen.

Alternativ suchte ich eine Adressverwaltung (heute auch als CRM bezeichnet), die meine Redaktionsadressen verwaltet. CRM Lösungen bieten zwar die Möglichkeit, Kontakte mit Kontakt-Historie zu verwalten, aber nicht die Möglichkeit, Aussendungen vorzunehmen.

Pflichtenheft

So langsam kristallisierten sich die Anforderungen an die gesuchte Lösung heraus:

1. Einfache zentrale Verwaltung und Pflege von Redaktionsadressen
2. Erstellen von Verteilern pro Kunde oder / und Themenbereich
3. Aussendungen per E-Mail mit Anhang
4. Multi-User-Fähigkeit

Drei Kandidaten

Sowas bieten spezielle PR-Software-Lösungen. Bei meinen Recherchen habe ich drei Anbieter entdeckt, mit denen ich mich näher beschäftigt habe:

• PressFile
• MyConvento
• Medius

Es gibt noch einige weitere Lösungen, die ich aber nicht alle aufzählen möchte. Die drei oben genannten haben alle ihre Vor- und Nachteile. Bei myconvento hat mir besonders gefallen, dass die Software für 150 EURO einen Zugriff auf eine Mediendatenbank und Themenpläne D/A/CH von TopicPro anbietet. Die Software selbst kostet für 1 Anwender 50 EURO im Monat. Bei PressFile habe ich keine Preisinformationen finden können.

Für mich gefühlt subjektiv ein Nachteil ist, dass PressFile Deutschland eine Tochter eines amerikanischen Unternehmens ist. Da schwingt immer das Gefühl des Datenmissbrauchs mit, auch wenn PressFile Deutschland darauf hinweist, dass die Software zu 100% in Deutschland in einem Rechenzentrum mit der weltweit größten Lampertz-Sicherheitszelle gehostet wird. Auch die Entwicklung und Betreuung ist rein in Deutschland. Damit ist mein Gefühl an dieser Stelle einfach falsch.

Apropos Datenschutz

Apropos Datenschutz. Der für mich wichtigste Unterschied zwischen den drei oben genannten ist, dass Medius als einzige Lösung nicht aus der Cloud kommt. Die Software wird als Client auf dem Rechner installiert und greift auch lokal auf eine Microsoft SQL-Datenbank zu. Damit bleiben die personenbezogenen Daten meiner Redaktionskontakte (DSGVO lässt grüßen) bei mir. TopicPro nutze ich eh schon und auch Medius bietet eine Schnittstelle zu Zimpel.

Folgerichtig habe ich mich für Medius entschieden und nicht für die sicher komfortableren Cloud-Lösungen.

Damit habe ich gleichzeitig auch die Frage beantwortet, ob eine PR-Agentur (also meine Agentur) eine PR-Software benötigt. JA!

In einigen Wochen erkläre ich, wie einfach sich die Software und Datenbank einrichten lässt und wie man damit arbeitet.

Bild pixabay / Engin_Akyurt / CC0 Creative Commons