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Das magische Wort für mehr E-Mail Antworten

E-Mails sind das meistgenutzte Kommunikationsmedium im alltäglichen Geschäftsleben, allein in Deutschland werden täglich Milliarden der elektronischen Briefe verschickt. Damit das eigene Anliegen da nicht untergeht, kann schon ein simpler Trick helfen.

Auf die Formulierung kommt es an

Viele Anliegen werden heutzutage über E-Mails geklärt. Das A und O bei der Sache ist natürlich die Formulierung. Ein kurzer und möglichst präziser Betreff erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Mail überhaupt geöffnet wird. Ein knackiger Textkörper, der das Anliegen auf den Punkt bringt ohne unhöflich zu wirken, ist ebenso wichtig. Doch dann der Schluss. Welche Formulierung ist die passende? ‚Mit freundlichen Grüßen‘ ist immer noch ein Klassiker, weit verbreitet sind auch ‚Beste Grüße‘ oder ‚Freundliche Grüße‘. Unterm Strich steckt man überraschend viel Überlegungen in eine simple Mail – umso ärgerlicher, wenn dann keine Antwort kommt!

Dankbarkeit auszudrücken animiert Leute zum Antworten

Mitarbeiter der amerikanischen Firma ‚Boomerang‘ haben nun eine Studie durchgeführt, um festzustellen, welche Schlussformulierungen bei E-Mails am ehesten eine Antwort des Empfängers hervorlocken. Das Ergebnis zeigt deutlich, dass Schlusssätze wie ‚Danke im Voraus‘ (mit einer Antwortrate von 65,7%), ‚Ich danke Ihnen‘ (Antwortrate von 57,9%) oder sogar ein simples ‚Danke‘ (Antwortrate von 63.0%) die andere Seite tatsächlich im erhöhten Maße zum Antworten animiert. Offenbar bewirkt allein ein kleiner Ausdruck von Dankbarkeit, dass die andere Seite sich unterbewusst eher in der Pflicht fühlt auf die E-Mail zu reagieren. Ein kleiner aber effektiver psychologischer Trick also…

Bild: geralt / pixabay / CCo Creative Commons

Die Dos and Don’ts der E-Mail Anrede

„Sehr geehrte…, Hallo… oder Liebe…“ – oft scheitert es bei dem Schreiben von E-Mails schon an der Anrede und man ist sich unsicher, wie man seinen Empfänger nun richtig anspricht. Man möchte stets einen guten Eindruck hinterlassen und nicht zu förmlich klingen, wenn man dem Freund schreibt, aber auch nicht unhöflich sein, wenn man dem Chef eine E-Mail schickt.

Hier ein paar hilfreiche Tipps für dich:

formal-korrekte Anrede

Bist du unsicher in der Anrede und möchtest nicht unangenehm auffallen, dann ist es am besten, wenn du den formal-korrekten Anfang für dein Schreiben benutzt:
Sehr geehrte Frau/ Sehr geehrter Herr,
Auch möglich ist es die Tageszeit voran zu setzten, wenn man die E-Mail z. B. am Morgen versendet:
Guten Morgen Frau / Guten Morgen Herr,

E-Mails an unbekannte Personen

Kennst du deinen Empfänger nicht persönlich, ist es wichtig, ihn formal anzuschreiben:
Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr,

Bist du dir noch nicht mal sicher, ob du mit einer Frau oder einem Mann Kontakt aufnimmst, gehst du einen Schritt zurück und verallgemeinerst die Anrede:
Sehr geehrte Damen und Herren,

E-Mails an bekannte Personen

Besteht bereits Kontakt mit der Person, der du schreibt, ist es möglich, das ganze etwas emotionaler zu gestalten. Zum Beispiel kannst du treue Kunden und immer wiederkehrende Besucher mit…
Liebe Frau / Lieber Herr,
ansprechen und so die Bindung zu der Stammkundschaft noch einmal stärken.

E-Mails unter Kollegen

Bei der E-Mail an Kollegen benutzt du eher eine lockere und ungezwungene Anrede. Du versuchst also den Ton, der im Unternehmen herrscht, aufzugreifen. Du solltest formal-korrekt sein, dennoch kumpelhaft klingen und gleichzeitig eine höfliche Distanz an den Tag legen. Beispiele für eine Anrede sind hier:
Liebe / Lieber, Hallo, Guten Tag, usw.
Möchtest du das ganze Team ansprechen, kannst du dich für…
Liebes Team oder Liebe Kollegen,
entscheiden. Damit du auch die Frauen nicht vergisst, heißt es aber korrekt:
Liebe Kolleginnen / Liebe Kollegen,
Möchtest du etwas lockerer wirken und die Kollegen etwas unverbindlicher über etwas informieren, kann du auch…
Hallo zusammen,
schreiben.

Aufgepasst: Schreibt du einem Kollegen, der in der Rangfolge der Firma höher steht, als du selbst, benutzt du eine formal-korrekte Anrede.

E-Mail Anrede von mehreren Personen

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Empfänger der E-Mail hier korrekt anzureden.
a) Du reihst die Namen aneinander: Sehr geehrte Frau Schmitz, sehr geehrter Herr Maier…
b) Du schreibst die Namen untereinander:
Sehr geehrter Frau Schmitz,
sehr geehrter Herr Maier,…

Immer daran denken: Lady is first und der Chef kommt vor dem Assistenten!!!

Zum Schluss noch etwas zum Schmunzeln. Anreden, wie…
• Werte
• Verehrte
• Hochgeehrte
• Fräulein
sind natürlich nicht mehr zeitgemäß und werden darum auch nicht mehr verwendet.

Bei der nächsten E-Mail weißt du also Bescheid, über die „Dos and Don’ts“ der E-Mail Anrede.
Viel Spaß beim Schreiben…

Foto: startupstockphotos

Mit diesen Wörtern landen deine E-Mails garantiert im Spam-Ordner

Die tägliche E-Mail-Flut ist enorm, für jeden von uns. Neben wichtigen E-Mail kommen jeden Tag Massen an Newslettern (die man allermeist auch noch bewusst abonniert hat) und leider auch viele unerwünschte E-Mails im Posteingang an. Die Hersteller der E-Mail-Programm weltweit arbeiten permanent an einem besseren Spam-Schutz für die Nutzer. Leider gehen deshalb auch immer wieder korrekte bzw. gewünschte E-Mails dort hinein, weil sie aufgrund bestimmter Signalwörter (auch Trigger-Wörtern genannt) als Spam klassifiziert wurden. Natürlich ist das nur einer von vielen Mechanismen für den Spam-Schutz.

Versendest du selbst werbliche E-Mails z.B. in Form von Newslettern, dann solltest du genaustens darauf achten, bestimmte Worte nicht zu verwenden.

Die Blogger von Hubspot haben eine wunderbare Infografik zusammengestellt, die diese Trigger-Worte gruppieren und auflisten. Bei einigen davon wirst du sagen „Ja klar“, bei anderen wirst du dich wundern.

Hier ein paar Beispiele:

Verboten sind Begriffe, die mit Geld verdienen zu tun haben: Cash, Bonus, schnelles Geld, Rabatt
Verboten sind Begriffe aus der Medizin wie Sex, Erektion, Potenz usw.
Verboten sind Begriffe wie Glückwunsch, Gewinn, nur heute, Bravo.
Verboten sind auch Begriffe, die du und ich sicher schon mal genutzt haben: Verkauf, Jobangebot, hier klicken, bestellen, Dringend usw.

Seltsam nicht?

Die ganze Liste kannst du dir hier in der Infografik ansehen oder hier im Blog von Hubspot.

Du siehst, der Grat zwischen eingängiger, werbegerechter Formulierung und Spam-Verdacht ist schmal.