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E-Mail-Design im Jahr 2022

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Design ist in den vergangenen Jahren immer bedeutender geworden, wenn es um Marketing und Kundenwerbung geht. Denn schon länger müssen nicht nur Texte und Inhalte überzeugen, auch der „Look“ nimmt immer mehr Platz ein bei der Wahrnehmung eines Mediums. Manch einer sagt sogar

„Wenn Content King ist, dann ist Design die Queen!“

Und so liegt es nahe, dass auch beim E-Mail Design auf wesentliche Punkte geachtet werden sollte, wenn zum Beispiel der Newsletter auch wirklich gelesen werden soll.

Klare Strukturen und klare Aufforderungen

…so lässt sich die Anforderung an einen Newsletter zusammenfassen, doch auch der erste Eindruck muss stimmen.

Aktuell im Trend sind beispielsweise Farbverläufe im Hintergrund. Doch wie bei vielen anderen technischen Raffinessen sind diese nicht zuverlässig in jedem Mail-Client darstellbar, weswegen du auch eine einfarbige Variante bereitstellen solltest.
Fakt ist aber: Ein Farbverlauf fängt das Auge ein und lenkt den Blick abwärts, was uns natürlich zugutekommt, denn wir möchten ja, dass der Text gelesen wird.

Kommen wir nun zu den klaren Strukturen: Hierzu zählt ein klares Design. Doch auch ein gut strukturierter Text ist relevant für die Umsetzung dieser Empfehlung. Neben einem lockeren, problemlos lesbaren und nicht verschnörkelten/ verspielten Design sollte der Text gut und leicht lesbar sein. Hierzu sind eine geeignete Schriftart* und Schriftgröße sowie ein ausreichender Zeilenabstand unabdingbar.

Auch eine deutliche Strukturierung durch Überschriften und Absätze hilft dem Empfänger, die E-Mail mit wenig Aufwand zu überfliegen und schnell den Inhalt zu erfassen. Geschickt platzierte Bilder können ebenfalls dabei helfen, das Design rund wirken zu lassen. Aber Achtung: Bei animierten Grafiken (die eigentlich sehr gerne einzusetzen sind), musst du wieder beachten, dass manche Mail-Clients diese nicht abspielen können.

Im Start-Frame sollte die wichtige Botschaft also bereits erkennbar sein. Ganz wichtig ist am Ende eine klar formulierte Handlungsanweisung, womit wir auch schon beim nächsten Thema wären.

Interaktion mit dem Leser

Ein weiteres MUST HAVE ist – ganz nach dem Vorbild der sozialen Medien – die Aufforderung zur Interaktion. Sprich: Du solltest unbedingt Call-to-Action Buttons, viele klickbare Links, die bereits erwähnten GIFs oder interaktive Menüs in die E-Mail einbauen.

Da auch hier wieder aufgepasst werden muss, dass die E-Mail auch wirklich so dargestellt wird, wie geplant ist und nicht jeder Mail-Client interaktive Menüs und GIFs anzeigt, ist der Blick auf die gesamte E-Mail unabdingbar. Denn meistens funktioniert eine Idee nur im Gesamten.

Im ersten Schritt sind zum Beispiel viele Verlinkungen (auch auf denselben Inhalt) ein guter Anfang. Vielleicht bietest du am Ende die Aufforderung an, sich doch einmal eine bestimmte Webseite anzusehen. Auch eine kurze Bewertung, wie die E-Mail gefallen hat, kann helfen, in die Interaktion mit dem Leser zu treten.

Exkurs in die Welt der Typografie

*Nun noch ein kleiner Exkurs in die Welt der Typografie. Es gibt mittlerweile viele großartige Schriftarten, die viele verschiedene Stile transportieren. Selbst die Seriosität eines Unternehmens lässt sich oft schon an der gewählten Hausschrift erkennen. Doch so chic manche Schriftarten sind, so tückisch sind sie auch. Wie bereits mehrfach erwähnt, sind die meisten Mail-Clients leider nicht im Stande, ausgefallene Schriftarten korrekt anzuzeigen. Damit würde selbst ein preisverdächtiges Design nicht funktionieren.

Daher hier eine Übersicht, welche Schriften immer korrekt angezeigt werden und was die für Merkmale transportieren:

Serif-Schriften Charakter
  • Georgia
  • Times New Roman
  • Proxima Nova
  • Baskerville
  • traditionell
  • vertrauenserweckend
  • zuverlässig
  • seriös
Sans-Serif-Schriften Charakter
  • §  Arial
  • Roboto
  • Open Sans
  • Calibri
  • Helvetica
  • Franklin Gothic
  • Raleway
  • Sofia Pro
  • Quasimoda
  • Brandon Grotesque
  • Verdana
  • Tahoma
  • geradlinig
  • modern
  • einfach
  • zuverlässig
  • sauber
Display-Schriften Charakter
  • Valencia
  • Cooper
  • einzigartig
  • ausdrucksstark
  • freundlich
  • individuell
  • teils verspielte Ausstrahlung
Moderne Schriftarten Charakter
  • Century Gothic
  • Futura
  • stilvoll
  • schick
  • kraftvoll
  • stark

Und last but not least: Der Aufbau

Empfehlenswert ist es, wenn jeder Newsletter eine klare Struktur aufzeigt und den Leser „an die Hand“ nimmt und durch die E-Mail begleitet. Perfekt ist folgende Reihenfolge:

  1. Übersicht über die Themen
  2. Begrüßung mit Einleitung
  3. Thema (mit Verlinkungen und sofern gewünscht Bildern)
  4. Call-to-Action
  5. Wiederkehrendes Thema mit Mehrwert
  6. Footer

Neu und ungewöhnlich sind die E-Mail Trends nicht, doch sollten besonders die Newsletter-Designs, die seit Jahren nicht verändert wurden, noch einmal auf diese Punkte hin bewertet werden.

Übrigens: Wie du erreichst, dass deine Newsletter wirklich gelesen werden, erfährst du hier.

Der Fuß in der Tür: 7 Tipps für die perfekte Betreffzeile

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Sie ist Teaser, Trailer, Kurzvorschau und Türöffner: die Betreffzeile. In einer Mail – vor allem in einer werblichen – gibt es nichts Wichtigeres. Wenn die Betreffzeile nicht stimmt, wird die Mail gar nicht erst geöffnet. Aber wie verfasst man eine gute Betreffzeile, die Leser animiert? Wir haben 7 unverzichtbare Tipps für dich zusammengestellt, die deine Öffnungsrate in die Höhe treiben.

  1. Das Wichtigste zuerst

Der Aufbau ist ganz simpel: Du fragst dich, was im Fokus deiner Mail steht. Das gehört an den Anfang. Bewirbst du eine Rabatt-Aktion auf Nachtwäsche, startest du beispielsweise mit „Nachtwäsche zum Träumen: Nur heute 20 % Rabatt.“ Dem Leser wird sofort klar, um was es geht und welchen Mehrwert er hat.

  1. Angst, was zu verpassen

Bleiben wir beim oben genannten „Nachtwäsche zum Träumen: Nur heute 20 % Rabatt.“. Neben dem Fokus (Nachtwäsche) und dem Mehrwert (Rabatt) ist das kleine bisschen Druck entscheidend, das durch die Worte „Nur heute“ aufgebaut wird. Guck mal in deine Nachrichten: Im Marketing macht man sich die sogenannte „Fear of missing out“ sehr häufig zunutze. Weil bewiesen ist, dass sie Menschen aktiviert, zu handeln.

  1. In der Kürze liegt die Würze

Dein Satz ist nun schon grob geschrieben. Jetzt streichst du jedes nicht unbedingt nötige Wort wieder raus. Kommt dir komisch vor und klang vorher besser? Kann sein, ist aber wichtig. Denn jeder Buchstabe jenseits der 50-Zeichen-Marke wird in einigen Browsern nicht mehr angezeigt. Mit mehr als 50 Zeichen verstümmelst du also deine Botschaft und reduzierst deine Chancen, gelesen zu werden.

  1. Rechtschreibung prüfen

Was deine Chancen ebenso verringert, sind Rechtschreibfehler in deiner Betreffzeile, denn sie fallen dort dramatisch verstärkt auf. Auch wenn es für ein paar Worte vielleicht lächerlich wirkt: Jage deine Betreffzeile durch eine kostenlose Online-Rechtschreibprüfung. Kostet nur ein bisschen Zeit und lohnt sich.

  1. Vermeide Spam-Wörter

Einmal im Spam-Ordner wird deine Mail garantiert nie gelesen. Vermeide also Wörter, die auf dem „Spam-Index“ stehen. Dazu gehören unter anderem: kostenlos, gratis, umsonst, geschenkt, hot, sexy, Casino, Spielbank, dringend, Wörter in GROSSBUCHSTABEN und mehrere aufeinanderfolgende Sonderzeichen wie „!!!“, „€€€“ und „$$$“.

  1. Persönlich kommt besser

Wenn möglich, ist eine persönliche Ansprache das Optimum. Wenn man den Namen des Mailempfängers nicht kennt, gibt es zumindest etwas persönlichere Alternativen. Die findest du, wenn du dir kurz über die Zielgruppe konkrete Gedanken machst. Dann kommst du auf „Lieber Angel-Freund“, „Hallo Fashion-Victim“, „Guten Morgen Weihnachts-Fan“ oder „Lieber Bücherwurm“. Der Leser fühlt sich erkannt und zugehörig.

  1. Zu guter Letzt mit Witz an den Anfang

Der letzte Tipp sind eigentlich zwei, sie gehören aber zusammen. Dass du die Betreffzeile deines Newsletters erst schreibst, wenn du mit dem Newsletter selbst fertig bist, ist eh schon klar.

Wir aber empfehlen dir, den ganzen Betreff noch mal zu verwerfen. Wenn du fertig bist, überlegst du: Wie könnte ich meine Leser zum Schmunzeln bringen? Gibt es vielleicht ein Wortspiel mit den Begriffen in meiner Betreffzeile oder könnte ich ein Sprichwort oder einen Songtitel abwandeln? Erfinde ich vielleicht einfach eine neue Wortkombination, die lächeln lässt? Zugegeben, das klappt nicht immer und sollte auch sparsam eingesetzt werden. Wenn es aber gelungen ist, hat es einen enormen Wert für das Image der Marke. Hier ein paar Beispiele:

„Angel dir die dicksten Fische: heute 20 % auf Köder.“

„Designer-Bettwäsche von JOOP! – traumhaft günstig.“

„When doves cry – 10 ultimative Tipps gegen Vogelkot.“

„Weihnachts-Deko-Desaster? 5 unverzichtbare Tipps.“

Dos und Don’ts des E-Mail-Marketing: So unterstützt du gezielt die Kundenreise

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Die E-Mail ist wieder auf dem Vormarsch! Laut neuer Studien greifen immer mehr Menschen auf die altbekannte E-Mail bei der Kommunikation zurück. Bis zum Jahr 2025 wird die Zahl der täglich versendeten und empfangenen E-Mails weltweit sogar von 319,6 Milliarden auf 376,4 Milliarden steigen (Quelle: Statista). Grund genug für alle Marketing-Experten, E-Mails als Kanal wieder stärker zu berücksichtigen. Aber wie und zu welchem Zeitpunkt setzt man E-Mail-Marketing richtig ein? Wir haben ein paar Tipps für euch.

Bitte nicht zu werblich

Bevor du mit deinen Kunden auf Reise gehst, solltest du dir eines ganz besonders zu Herzen nehmen: Mehrwert MUSS sein, Werbung DARF sein, wenn sie subtil eingesetzt wird. Wenn du deine Kunden nervst, weil du zu penetrant oder häufig oder plakativ wirbst, vergraulst du sie nur.

Am Anfang zurückhalten und informieren

Jeder Kauf beginnt mit einem Impuls. Oft ist das eine Notwendigkeit, die aus dem Alltag geboren wird, wie zum Beispiel eine kaputte Kaffeemaschine. Der Kunde googelt die Frage „Darf ich meine Kaffeemaschine in der gelben Tonne entsorgen?“. Im Idealfall habt ihr euch vorab ein paar schlaue Gedanken zum Kaufverhalten eurer Kunden und vor allem zum SEO-Ranking gemacht und deshalb gerade zum Thema „Wohin mit alten Elektrogeräten?“ einen Blogbeitrag auf eurer Webseite veröffentlicht. Der Kunde findet euren Blog und landet auf eurer Seite.

Zufälliges Zusammentreffen

Unter eurem Blogbeitrag findet der Kunde einen Call-to-Action-Button (CTA) zur Newsletter-Anmeldung. Damit er diesen auch nutzt, muss ein Mehrwert für ihn klar erkennbar sein, beispielsweise die verheißungsvolle Aussicht auf mehr nützliche Tipps und Informationen. Wenn der Kunde sich die Zeit genommen hat, bis hierhin zu lesen, hast du gute Chancen, dass er mehr will und den Button nutzt. Mit seiner Einwilligung darfst du ihn ab sofort mit E-Mails auf seiner Reise durch die Konsumwelt begleiten. Im abonnierten Newsletter kannst du deshalb bereits anfangen, ganz dezent Werbung für deine Produkte zu machen. Gut funktioniert das mit kleinen Produktbilder-CTAs, die mit dem Shop verlinkt sind und ins Auge fallen, aber nicht beim Lesen stören. Dem Kunden ohne Einwilligung per E-Mail Werbung zu schicken, ist übrigens strafbar.

Friendly Reminder

Jetzt ist es wichtig, am Ball zu bleiben. Die kleinen Produktbilder aus dem Newsletter bewirbst du in deiner nächsten E-Mail ganz konkret. Gefiel deinem Kunden schon vor ein paar Tagen im Newsletter der Artikel, kauft er ihn vielleicht heute. Die neue Kaffeemaschine, die unter dem Newsletter klein zu sehen war, wird nun mit Preis beziffert und näher beschrieben. Vor allem wird ein Online-Kauf direkt möglich gemacht. Dann kann die Transaktion schnell starten.

Kundenbindung de luxe

Ein Kauf ist getätigt. Mehr wären wünschenswert. Wie schaffst du es, den Kunden zum Stammkunden zu machen? Indem du einen guten Eindruck hinterlässt. Das Kauferlebnis positiv zu verstärken ist eine richtige Wunderwaffe. Mit einer personalisierten E-Mail nach einer Woche kannst du echte Pluspunkte sammeln, vor allem wenn sie nützliche Tipps zum gekauften Produkt enthält, beispielsweise Reinigungstipps für die neue Kaffeemaschine. Der Kunde ist beeindruckt von deinem Engagement und erhält in dieser E-Mail die Möglichkeit, dich zu bewerten.

Empfehlung ist die beste Werbung

Ist der Konsument zufrieden, wird er dich gut bewerten und damit weiterempfehlen. Handelt die nächste E-Mail dann von der besten Zubereitungsweise für perfekten Milchschaum, lockst du den Kunden vielleicht mit neuen CTAs zu einem weiteren Kauf. Die Kundenreise beginnt von vorne.

Wie sagt man eigentlich richtig „Hallo“… und „Auf Wiedersehen“?

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Das klingt nun irgendwie nach einem Schlagerhit aus den 60ern, ist aber ganz ernst gemeint, wenn es um das Begrüßen und Verabschieden in E-Mails geht.

Wir allen kennen diese Situation: Man schreibt einer Person das erste Mal, man kennt sich nicht oder nur sehr oberflächlich. Wir alle tendieren dann zu einem „Sehr geehrte(r) Frau/ Herr“ als Begrüßung. Und damit kann man auch gar nichts falsch machen. Auch ein „Guten Tag“ ist wunderbar. Schwieriger wird es schon bei einem „Guten Morgen/ Abend“, denn mal ehrlich: Wir wissen gar nicht, ob unsere E-Mail direkt gelesen wird. Und dann liest das Gegenüber unsere am Morgen geschriebene E-Mail am Abend und ist verwundert über die Anrede. Daher lieber unverbindlich bleiben.

Wenn wir unser Gegenüber schon besser kennen, dann darf die Anrede auch etwas weniger förmlich sein. Ein „Sehr geehrte(r) Frau/ Herr“ fällt dann weg, ein „Guten Tag“ funktioniert dann natürlich auch, aber auch ein freundliches „Hallo Frau / Herr…“ ist absolut in Ordnung.

Ein Hinweis: Auch wenn schon einige E-Mails am Tag hin- und hergegangen sind: Auf eine Anrede sollte man bei beruflichen E-Mails nicht verzichten!

Und wie sagt man nun „Auf Wiedersehen“?

Schauen wir mal auf die Verabschiedung (ebenso ein absolut notwendiger Baustein bei der Kommunikation via E-Mail!): Hier geht natürlich das klassische „Mit freundlichen Grüßen“ – manchen ist diese Verabschiedung aber zu langweilig.

Bei der Verabschiedung darf man ein bisschen „spielen“, ohne dass es unprofessionell herüberkommt. Neben dem oben Erwähnten gibt es viele Alternativen wie: „Mit den besten Grüßen“, „Viele Grüße“, „Liebe Grüße“ (Vorsicht: das ist recht persönlich und passt nicht bei den ersten E-Mails!), „Grüße nach [Stadt wo das Gegenüber sitzt]“. Aber auch Floskeln wie „Ich wünsche einen tollen Start in die Woche“, „Ich wünsche Ihnen ein schönes Wochenende“ oder „Mit sonnigen, weihnachtlichen, regnerischen u. v. m. Grüßen“ sind immer möglich, ohne dass die E-Mail an Professionalität einbüßt.

Mehr Tipps und Tricks zu privaten Begrüßungs- und Verabschiedungsformel findet ihr hier.

Sieben goldene Regeln im E-Mail-Marketing

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E-Mail-Marketing gehört mit zu den beliebtesten und auch wichtigsten Instrumenten im Bereich Werbung. Allerdings sollten ein paar Regeln bei der Nutzung des digitalen Instruments eingehalten werden. Aus einer Flut an News kann schnell ein Fluch statt Erfolg werden. Wenn du die nachfolgenden Regeln bei der Nutzung von Newslettern beherzigst, kannst du bei deinen Kunden für Begeisterung sorgen.

1. Die Betreffzeile – zeig deutlich, worum es im Newsletter geht

Die Betreffzeile sollte ehrlich sein und dem Leser direkt signalisieren, worum es im Newsletter geht. Falsche Angaben sorgen nicht nur für Verwirrung, sondern die Kunden sind enttäuscht, fühlen sich gelinkt. Achte also darauf, dass du beim E-Mail-Marketing die Betreffzeile ehrlich, kurz und klar formulierst.

2 Zeig deutlich, dass der Newsletter von dir kommt

Täglich werden wir von Newslettern förmlich überflutet. Damit deine Kunden direkt sehen können, dass der Newsletter von dir ist, sollte dies deutlich am Absender zu sehen sein. Fake-Absender landen entweder im Spam-Ordner oder werden direkt gelöscht. Sei transparent und zeige deinen E-Mail-Empfängern, dass du sie mit Informationen versorgen möchtest. Ganz wichtig ist, dass die Empfänger dich auch über dein Impressum zuordnen können.

3. Integriere eine Abmeldemöglichkeit

Es ist eine Pflicht, den Empfängern von Newslettern die Möglichkeit des Abmeldens zu geben. In deinen E-Mails sollte jedes Mal eine Möglichkeit geboten werden, worüber sich die Empfänger von deinem Newsletter abmelden können. Dabei solltest du den Abmeldelink nicht im Kleingedruckten verstecken, sondern vielmehr ehrlich unterhalb des Newsletters anzeigen. Es bringt dir nichts, wenn dein Newsletter von Menschen empfangen wird, die diesen überhaupt nicht haben möchten.

4. Keine unzähligen Call-to-Action Buttons

Ein erfolgreicher Newsletter gleicht nicht einer auffälligen Litfaßsäule und er ist auch nicht mit unzähligen Call-to-Action Buttons ausgestattet. Der Inhalt, also die Neuigkeiten, die du vermitteln möchtest, sollte immer im Vordergrund stehen. Zu viele Buttons, bunte Bilder & Co irritieren die Empfänger nur.

5. Nicht zu viel Eigenlob

Natürlich bist du von deinem Produkt oder deiner angebotenen Dienstleistung begeistert, doch bleib auf dem Boden der Tatsachen. Gerade in Newslettern solltest du nicht übertreiben mit Lob. Sei ehrlich, überzeuge die Empfänger mit Tatsachen und nicht mit blinder Schwärmerei. Beziehe deine Kunden mit ein, lasse sie nicht „vor der Türe stehen“. Eine tolle Möglichkeit, den Leser miteinzubinden, ist es, nach Meinungen oder nach Verbesserungsvorschlägen zu fragen.

6. Klare Struktur

Nicht nur Texte benötigen eine gute Struktur, sondern auch der Newsletter sollte strukturiert sein. Der Empfänger soll nicht überlegen müssen, wo oben und unten ist, oder was du ihm eigentlich sagen möchtest. Vorteilhaft ist es daher, wenn alle deine Newsletter eine einheitliche Struktur haben, sodass der Empfänger deine E-Mails direkt zuordnen kann.

7. Newsletter – mehr als nur Werbung

Biete deinen Kunden mehr als „nur“ Werbung im Newsletter. Informiere Sie, füge zwischendurch passende Videos oder Grafiken ein. Frage die Empfänger nach ihren Erfahrungen mit dem Produkt, oder an welchen zusätzlichen Informationen sie interessiert sind. Natürlich möchtest du auch Werbung machen, aber dies bitte in Maßen. E-Mail-Marketing richtig umgesetzt, bietet dir eine sehr gute Möglichkeit, deine Kunden an dich zu binden.

Das magische Wort für mehr E-Mail Antworten

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E-Mails sind das meistgenutzte Kommunikationsmedium im alltäglichen Geschäftsleben, allein in Deutschland werden täglich Milliarden der elektronischen Briefe verschickt. Damit das eigene Anliegen da nicht untergeht, kann schon ein simpler Trick helfen.

Auf die Formulierung kommt es an

Viele Anliegen werden heutzutage über E-Mails geklärt. Das A und O bei der Sache ist natürlich die Formulierung. Ein kurzer und möglichst präziser Betreff erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Mail überhaupt geöffnet wird. Ein knackiger Textkörper, der das Anliegen auf den Punkt bringt ohne unhöflich zu wirken, ist ebenso wichtig. Doch dann der Schluss. Welche Formulierung ist die passende? ‚Mit freundlichen Grüßen‘ ist immer noch ein Klassiker, weit verbreitet sind auch ‚Beste Grüße‘ oder ‚Freundliche Grüße‘. Unterm Strich steckt man überraschend viel Überlegungen in eine simple Mail – umso ärgerlicher, wenn dann keine Antwort kommt!

Dankbarkeit auszudrücken animiert Leute zum Antworten

Mitarbeiter der amerikanischen Firma ‚Boomerang‘ haben nun eine Studie durchgeführt, um festzustellen, welche Schlussformulierungen bei E-Mails am ehesten eine Antwort des Empfängers hervorlocken. Das Ergebnis zeigt deutlich, dass Schlusssätze wie ‚Danke im Voraus‘ (mit einer Antwortrate von 65,7%), ‚Ich danke Ihnen‘ (Antwortrate von 57,9%) oder sogar ein simples ‚Danke‘ (Antwortrate von 63.0%) die andere Seite tatsächlich im erhöhten Maße zum Antworten animiert. Offenbar bewirkt allein ein kleiner Ausdruck von Dankbarkeit, dass die andere Seite sich unterbewusst eher in der Pflicht fühlt auf die E-Mail zu reagieren. Ein kleiner aber effektiver psychologischer Trick also…

Bild: geralt / pixabay / CCo Creative Commons

Die Dos and Don’ts der E-Mail Anrede

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„Sehr geehrte…, Hallo… oder Liebe…“ – oft scheitert es bei dem Schreiben von E-Mails schon an der Anrede und man ist sich unsicher, wie man seinen Empfänger nun richtig anspricht. Man möchte stets einen guten Eindruck hinterlassen und nicht zu förmlich klingen, wenn man dem Freund schreibt, aber auch nicht unhöflich sein, wenn man dem Chef eine E-Mail schickt.

Hier ein paar hilfreiche Tipps für dich:

formal-korrekte Anrede

Bist du unsicher in der Anrede und möchtest nicht unangenehm auffallen, dann ist es am besten, wenn du den formal-korrekten Anfang für dein Schreiben benutzt:
Sehr geehrte Frau/ Sehr geehrter Herr,
Auch möglich ist es die Tageszeit voran zu setzten, wenn man die E-Mail z. B. am Morgen versendet:
Guten Morgen Frau / Guten Morgen Herr,

E-Mails an unbekannte Personen

Kennst du deinen Empfänger nicht persönlich, ist es wichtig, ihn formal anzuschreiben:
Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr,

Bist du dir noch nicht mal sicher, ob du mit einer Frau oder einem Mann Kontakt aufnimmst, gehst du einen Schritt zurück und verallgemeinerst die Anrede:
Sehr geehrte Damen und Herren,

E-Mails an bekannte Personen

Besteht bereits Kontakt mit der Person, der du schreibt, ist es möglich, das ganze etwas emotionaler zu gestalten. Zum Beispiel kannst du treue Kunden und immer wiederkehrende Besucher mit…
Liebe Frau / Lieber Herr,
ansprechen und so die Bindung zu der Stammkundschaft noch einmal stärken.

E-Mails unter Kollegen

Bei der E-Mail an Kollegen benutzt du eher eine lockere und ungezwungene Anrede. Du versuchst also den Ton, der im Unternehmen herrscht, aufzugreifen. Du solltest formal-korrekt sein, dennoch kumpelhaft klingen und gleichzeitig eine höfliche Distanz an den Tag legen. Beispiele für eine Anrede sind hier:
Liebe / Lieber, Hallo, Guten Tag, usw.
Möchtest du das ganze Team ansprechen, kannst du dich für…
Liebes Team oder Liebe Kollegen,
entscheiden. Damit du auch die Frauen nicht vergisst, heißt es aber korrekt:
Liebe Kolleginnen / Liebe Kollegen,
Möchtest du etwas lockerer wirken und die Kollegen etwas unverbindlicher über etwas informieren, kann du auch…
Hallo zusammen,
schreiben.

Aufgepasst: Schreibt du einem Kollegen, der in der Rangfolge der Firma höher steht, als du selbst, benutzt du eine formal-korrekte Anrede.

E-Mail Anrede von mehreren Personen

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Empfänger der E-Mail hier korrekt anzureden.
a) Du reihst die Namen aneinander: Sehr geehrte Frau Schmitz, sehr geehrter Herr Maier…
b) Du schreibst die Namen untereinander:
Sehr geehrter Frau Schmitz,
sehr geehrter Herr Maier,…

Immer daran denken: Lady is first und der Chef kommt vor dem Assistenten!!!

Zum Schluss noch etwas zum Schmunzeln. Anreden, wie…
• Werte
• Verehrte
• Hochgeehrte
• Fräulein
sind natürlich nicht mehr zeitgemäß und werden darum auch nicht mehr verwendet.

Bei der nächsten E-Mail weißt du also Bescheid, über die „Dos and Don’ts“ der E-Mail Anrede.
Viel Spaß beim Schreiben…

Foto: startupstockphotos

Mit diesen Wörtern landen deine E-Mails garantiert im Spam-Ordner

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Die tägliche E-Mail-Flut ist enorm, für jeden von uns. Neben wichtigen E-Mail kommen jeden Tag Massen an Newslettern (die man allermeist auch noch bewusst abonniert hat) und leider auch viele unerwünschte E-Mails im Posteingang an. Die Hersteller der E-Mail-Programm weltweit arbeiten permanent an einem besseren Spam-Schutz für die Nutzer. Leider gehen deshalb auch immer wieder korrekte bzw. gewünschte E-Mails dort hinein, weil sie aufgrund bestimmter Signalwörter (auch Trigger-Wörtern genannt) als Spam klassifiziert wurden. Natürlich ist das nur einer von vielen Mechanismen für den Spam-Schutz.

Versendest du selbst werbliche E-Mails z.B. in Form von Newslettern, dann solltest du genaustens darauf achten, bestimmte Worte nicht zu verwenden.

Die Blogger von Hubspot haben eine wunderbare Infografik zusammengestellt, die diese Trigger-Worte gruppieren und auflisten. Bei einigen davon wirst du sagen „Ja klar“, bei anderen wirst du dich wundern.

Hier ein paar Beispiele:

Verboten sind Begriffe, die mit Geld verdienen zu tun haben: Cash, Bonus, schnelles Geld, Rabatt
Verboten sind Begriffe aus der Medizin wie Sex, Erektion, Potenz usw.
Verboten sind Begriffe wie Glückwunsch, Gewinn, nur heute, Bravo.
Verboten sind auch Begriffe, die du und ich sicher schon mal genutzt haben: Verkauf, Jobangebot, hier klicken, bestellen, Dringend usw.

Seltsam nicht?

Die ganze Liste kannst du dir hier in der Infografik ansehen oder hier im Blog von Hubspot.

Du siehst, der Grat zwischen eingängiger, werbegerechter Formulierung und Spam-Verdacht ist schmal.